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Büroautomatisierung: Ein modernes DMS regelt Abläufe. Ein Archiv sichert Informationen.

Ablage - Dokumentenmanagement - Archiv. Wie hängt das zusammen? Folgt man der Begrifflichkeit Dokumentenmanagement in Wikipedia so ist immer die Rede von einem datenbankgesteuerten System. Wir haben schon festgestellt, dass es durchaus viele »Systeme« zur Dokumentenverarbeitung gibt, die papierbezogen arbeiten, und ebenso Dokumente »managen«.

Aus diesem Grund aber wird häufig Dokumentenmanagement gleichgesetzt mit elektronischer Archivierung. Das ist so nicht richtig. Ein DMS beschäftigt sich zumeist mit den »lebenden« Dokumenten in aktiven Prozessen, das Archiv mit der Sicherung und Ablage von Dokumenten nach ihrem »aktiven Leben«.

Beide sind die grundlegende Voraussetzung für die heute dringend notwendige Büroautomatisierung.

DMS ist die Automatisierung für das Büro.

Ein DMS befasst sich generell mit »lebenden« Dokumenten, also Dokumente die aktuell in der Verarbeitung sind. Dabei stellt es momentan keine Frage nach der Ablage und der Langzeitarchivierung. Da werden Zugriffe, Versionen, Versand und Bereitstellung geregelt, Workflows eingerichtet und Prozesse gestartet. Spätestens wenn diese aktuelle Bearbeitung, also das aktive Leben eines Dokuments, abgeschlossen ist, stellt sich die Frage, wie nun das Dokument für die Dauer der Aufbewahrungsfrist abgelegt werden soll.

Archivsysteme legen Dokumente dauerhaft, sicher und schnell auffindbar ab. Dabei regelt ein Datenbanksystem eventuell vorgeschriebene Unveränderbarkeit und Langzeitablage. Bei elektronischen Archivsystemen kommt noch die spezielle Sicherung der Datenbestände und Verfügbarkeit der Daten durch Suchmaschinen hinzu.

Dokumentenmanagementsysteme nutzen die Fähigkeit von Archivsystemen, um Dokumente sicher abzulegen und schnell wieder zu finden. Sie aber befassen sich mit aktiven Geschäftsprozessen in der Leistungserstellung und haben Produktivität, Effizienz und Zuverlässigkeit im Fokus. Hier werden Dokumente erstellt, bearbeitet, versendet, um danach in der Langzeitablage gesichert zu werden.

Dokumentenmanagementsysteme regeln Abläufe und Prozesse in der »aktiven« Zeit eines Dokuments.

Idealerweise liegt jedem DMS ein Archivsystem, das gesetzlichen Grundlagen entspricht, zugrunde. Das muss aber nicht sofort geschehen und kann in Ruhe vorbereitet werden, wenn es erst einmal gilt, sich organisatorischen Herausforderungen bei der Dokumentverarbeitung zu stellen. Die DokumentenManager der GFG SEIBT AG helfen hier, den eigenen, richtigen Weg zu finden.

Büroautomatisierung schafft die Basis für Sicherheit, Zuverlässigkeit und Erfolg.

Jetzt ist der Moment sich aktiv mit der Digitalisierung der Büroautomatisierung zu befassen. Werden Sie digitalaktiv.

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