Jeder hat schon sein persönliches DMS. Aber passt das heute noch zu den Anforderungen?

Über Jahre entwickelt, immer schon so gemacht und alles irgendwie auch immer gefunden. In Zeiten der Postkörbchen auf dem Schreibtisch war klar geregelt, was auf meinem Tisch liegt ist meine Aufgabe und die habe ich zu erledigen. Heute im Zeitalter der Vernetzung, der Informationsvielfalt und der digitalen Systeme im Büro gilt das nicht mehr. Was auf meinem Schreibtisch für mich funktioniert hat, funktioniert nicht mehr in einer modernen Organisation mit Email, PDF und Datenbanken.

Ein Dokumentenmanagement regelt den Umgang mit den Dokumenten in allen Bereichen. Wer hat Zugriff, wer muss weitergeben, wer muss erledigen. Die Frage ist, ob die über Jahre entwickelten Regeln noch immer richtig sind und ob alle damit zufrieden sind? Immer mehr Vorschriften (GoBD, DSGVO etc.) und neue Software schaffen eine wahre Dokumentenflut.

Gefühlt mehr Zeit für Verwaltung, weniger Zeit für Kunden und Umsatz. Ein optimal abgestimmtes Dokumentenmanagement schafft die Basis für mehr Erfolg. Es spart Zeit bei der Verwaltung der Dokumente.

Egal ob digital oder auf Papier - für beide gelten dieselben Regeln. Ein modernes DMS (Dokumentenmanagementsystem) berücksichtigt das und sorgt so für weniger Stress und weniger Zeitaufwand bei der täglichen Verwaltungsarbeit. Zusammen mit einem ausgebildeten DokumentenManager können Sie jetzt das Thema angehen.

Mehr Erfolg und mehr Ertrag durch ein optimiertes Dokumentenmanagementsystem.

Sie wollen etwas verbessern und suchen nach ersten Informationen. Dann hier weiter.

Der Begriff DMS wird oft bei großen Unternehmen und Organisationen verwendet. Aber gerade bei kleineren Mittelstandsunternehmen entscheidet das DMS schnell über Erfolg und Misserfolg, weil gerade hier die Mitarbeiter das größte Erfolgspotential darstellen. Sie sollte man von tödlicher Routine und ständigem Suchen befreien.

 

Jeder hat ein Dokumentenmanagementsystem.

Egal ob in Ablagekörben, Ordnern und Schränken oder auf Rechnern und Servern - alles ist voller verschiedenster Dokumente. Der Schreibtisch ist danach geordnet und das bei jedem Kollegen anders. Einige benutzen Outlook dafür, andere den Fileserver oder eine Datenbank. Die einen steuern es »per Hand«, andere verwenden eine zentral gesteuerte Software dafür. Alle Suchen und Finden darin – mit mehr oder weniger Erfolg.

Alle haben ein DMS im Einsatz. Der Unterschied ist nur wie es aufgebaut ist und wie gut es funktioniert.

Ein Dokumentenmanagement schafft Regeln.

Alle DMS-Systeme haben eines gemeinsam: sie regeln das Ablegen, Suchen und Finden von Dokumenten, damit sie dann verarbeitet, verändert und weitergegeben werden können. Damit verbunden sind Berechtigungen, wer was wann finden darf oder verändern kann. Es ist festgelegt, wer wem wann was weitergeben muss, um eine Aufgabe zu erledigen. In nahezu allen Fällen ist auch geregelt welche Dokumente wo und wie lange aufzubewahren sind. Das gilt immer – egal ob beruflich, privat oder im Unternehmen. DMS Systeme ermöglichen die Zusammenarbeit auf der Basis von Dokumenten.

Ohne feste Regeln können dokumentbasierte Abläufe nicht funktionieren. Ein DMS schafft diese Regeln.

Ein Dokumentenmanagement gibt Sicherheit.

Schon die einfachsten DMS-Systeme erfüllen eine wichtige Grundvoraussetzung. Sie ermöglichen das Finden der Dokumente und Informationen und geben so dem Anwender die Sicherheit, seine Aufgaben erfüllen zu können. Ohne diese Möglichkeit endet es im Chaos und macht den Menschen krank. Untersuchungen haben ergeben, dass bis zu 20% der Arbeitszeit mit dem Suchen und Beschaffen von Informationen verbraucht werden. Wenn das nicht sicher funktioniert erleidet der Mensch Stress. In den Büros und Verwaltungen setzen diese Untersuchungen einen großen Anteil des Krankenstands in Verbindung mit nicht funktionierenden Abläufen und dem daraus resultierenden »Misserfolg« der eigenen Arbeitsleistung.

Ein gutes DMS gibt Sicherheit und schützt den Anwender vor Stress.

Ein Dokumentenmanagement senkt die Kosten.

Wenn Dokumente und Informationen nicht pünktlich und zuverlässig zur Verfügung stehen, dann kommt es zu Störungen im Ablauf. Die Prozesskosten, die durch erfolgloses Suchen oder mehrmaliges Prüfen von nicht sicheren Abläufen entstehen sind nicht unerheblich. Statt Kunden zu besuchen, Verkäufe zu tätigen, Rechnungen zu schreiben oder Serviceleistungen zu erbringen, werden Zeit und Nerven auf die Suche und Korrektur von Dokumenten verschwendet. Diese artfremden Tätigkeiten in Vertrieb und Verwaltung kosten das Unternehmen viel Geld an Arbeitszeit und an entgangenem Umsatz.

Ein gutes DMS System sorgt für mehr Produktivität und mehr Gewinn. Ein »schlechtes« verursacht unnötige Kosten.

 

Eine Begriffsdefinition zum Dokumentenmanagement.