Entspannt und bequem in der "Hängematte" der Büroautomatisation. Der DokumentenManager.

Als stabile Basis dient eine professionelle Hardware im Büro einerseits und die Nachhaltigkeit aller Maßnahmen zu Gunsten der Menschen und der Natur andererseits. Der DokumentenManager sorgt dafür.

Auf unserer Website können Sie ihn immer wieder lesen – den DokumentenManager. Aber was genau ist denn ein DokumentenManager? Und wie unterscheidet er sich von einem Softwareberater oder einem Hardware-Verkäufer? Nicht nur die seit 2018 existierende Spezialausbildung an der FH Rosenheim und FH Kufstein hebt seine Fähigkeiten ab vom üblichen Verkäufer.

Der DokumentenManager – eine Abgrenzung.

Im Gegensatz zum reinen Softwareberater kennt ein DokumentenManager auch die für ein DMS notwendige Hardwareausstattung sehr genau. Im Gegensatz zu einem Hardware-Verkäufer steht beim DokumentenManager die zu lösende Aufgabenstellung im Unternehmen im Vordergrund.

Nur wenn man beide Welten kennt kann man ein DMS wirklich realistisch und bezahlbar einrichten. Denn DMS ist keine reine Softwarelösung, ebenso wenig wie man DMS nur mit besserer Hardwareausstattung erkaufen kann. Größere Festplatten oder schneller Server, eine teure Software oder mehr Lizenzen – all das wird keinen einzigen Prozess wirklich verbessern. Die Lösung ergibt sich erst aus der sinnvollen Kombination.

 

Vorher - tägliches Suchen ohne Ende.

Der DokumentenManager – ein Vermittler zwischen den Welten.

Zwischen der Organisation des Büros mit seinen Abläufen, Prozessen und Anwendern und dem Leiter der EDV Abteilung ist die Position des DokumentenManagers notwendig, um die wichtige Verzahnung der beiden Bereiche herzustellen. In vielen Fällen ist es immer schwieriger die Vorstellungen und Notwendigkeiten in der Büroorganisation mit den Möglichkeiten der EDV in Übereinstimmung zu bringen. Da wird auch oft aneinander vorbeigeredet oder Missverständnisse blockieren wichtige Projekte. Der DokumentenManager übersetzt die Anforderungen aus der kaufmännischen Verwaltung in sinnvolle Projekte für die IT-Abteilung. Im Gegenzug kann er die technischen Erfordernisse aus der IT in verständliche Regeln für die Anwender übersetzen.

 

Nachher mit Büroautomatisation.

Was muss ein DokumentenManager können?

Eigentlich ist es schon ein eigenes Berufsbild und erst viel praktische Erfahrung machte einen DokumentenManager aus. Denn die Herausforderungen kommen aus vielen Bereichen:

  • Kaufmännische Grundausbildung ist Voraussetzung
  • Vertragsrecht, Finanzierungsmethoden
  • Detaillierte Kenntnisse zur aktuellen Hardware und Software
  • Servicekalkulationen, Seitenpreiskalkulationen
  • Grundausbildung zum Projekt Management
  • Grundlagen für Prozessanalyse und Prozesssteuerung im Office
  • Analysemethoden, Beratung und Moderation

 

Fazit: Ein DokumentenManager bringt genau die Welten zusammen, die nötig sind den Übergang in die digitale Zukunft zu ermöglichen, denn er kennt beide Brückenköpfe der Brücke hinüber in das moderne Zeitalter. Hardware und Software, Papier und digitale Dokumente.