Digital aktiv werden und mit moderner Büroorganisation bei Kollegen und Kunden erfolgreich sein.

6 gute Gründe nun das Thema endlich aktiv anzugehen und die Büroautomatisierung zu starten. Was im Produktionsprozess schon längst täglich Praxis ist, wird nun auch für die Büroorganisation möglich. Standardisierte Dokumente, automatische Aufgabenverteilung, sofortige Sicherung aller relevanten Daten und vieles mehr funktioniert dann per Knopfdruck.

Büroautomatisierung ist kein "Hexenwerk", sondern in einfachen Schritten zu erreichen. Ein Überblick dazu unter digitalaktiv.eu.


Neue Produkte, neue Kunden, neue Strategien erfordern Zeit. Zeit, die jetzt vielleicht noch in internen Verwaltungsprozessen gebunden ist. Mit der professionellen Beratung eines DokumentenManagers können Sie sofort den Freiraum schaffen, um neue Kunden und neue Projekte in Angriff nehmen zu können. Sie können noch heute damit beginnen, den Erfolg von Morgen vorzubereiten. Wir haben sechs gute Gründe, warum es sinnvoll ist nicht mehr lange zu warten.

Dokumente schneller und sicherer finden.

Immer werden Dokumente vergebens gesucht, oder sicherheitshalber mehrfach abgelegt oder kopiert. Persönliche Ablagestrukturen sind in Outlook eingerichtet, und auf dem Fileserver zusätzlich gesichert. Am Schreibtisch, im Ablagekorb, im Schrank sind die berühmten Verzeichnisse eingerichtet in denen Kopien schlummern. »Rückfrage«, »Besprechung« oder auch »Wichtig«. Die Mehrfachablage kostet Geld, Speicherplatz und Zeit. Mitarbeiter diskutieren über fehlende Unterlagen oder klagen über Mehrarbeit.

Der Vorteil durch den DokumentenManager:
Wichtige Dokumente sind zentral gespeichert. Wer sie benötigt, greift jederzeit darauf zu. Nichts geht verloren, nichts muss bei anderen Kollegen gesucht werden.

Dokumente besser bearbeiten.

Oft liegen Dokumente nicht so vor, wie man sie braucht. Da hat man Papier soll aber eine Datei versenden. Da liegt etwas als Datei vor, sollte aber per Hand ausgefüllt unterschrieben werden. Da sind jede Menge Informationen in einem Dokument, die man manuell abschreiben müsste. Hier geht viel Zeit verloren, wenn dafür keine Prozesse vorbereitet sind und der Anwender jedes Mal von neuem überlegen muss, wie er auf welchem Wege sein Ziel erreicht. Das führt oft dazu, dass Vorgänge liegen bleiben oder verzögert bearbeitet werden.

Der Vorteil durch den DokumentenManager:
Die Dokumente liegen sofort im richtigen Format vor. Texte können übernommen werden, wichtige Daten automatisch ausgelesen werden. Bearbeitungszeiten werden erheblich verkürzt.

Dokumente schneller versenden und sicher ablegen.

Wenn es um Versand und Ablage geht, fehlen vordefinierte, standardisierte Prozesse. Es ist nicht immer klar geregelt, was auf welchem Wege wo abgelegt wird. Es gibt parallele Ablagestrukturen. Ein und dasselbe Dokument wird in drei Abteilungen separat abgelegt oder mehrfach auf dem Server abgespeichert. Für Ablage und Versand sind oft mehrere manuelle Arbeitsschritte nötig. Das funktioniert nicht immer reibungslos. Da muss nochmal zusätzlich gescannt werden oder nochmal eine Kopie für die Ablage erstellt werden. Jeder muss ständig aufpassen.

Der Vorteil durch den DokumentenManager:
Druck und Versand sind zentral automatisiert geregelt. Das versandfertige Dokument durchläuft ohne manuelles Zutun die notwendigen Prozesse. Kein Dran-Denken-Müssen mehr.

Platz sparen beim Langzeitarchiv.

Lange Aufbewahrungsfristen von 10 und mehr Jahren verursachen zunehmend Probleme. Da die Zahl der Dokumente nimmt stetig zu, muss immer mehr gelagert werden. Ein Geschäftsjahr verursacht doppelt so viele Ordner als noch vor 10 Jahren. Das bedeutet auf einen Ordner, den man entsorgen kann kommen 10 die zusätzlich ins Lager wandern. Für Altakten geht der Lagerplatz langsam zur Neige. Der Exchangeserver wird immer scherfälliger weil hunderte Gigabyte Mails gespeichert sind. Die Ablagestruktur der Dateien in den Fileservern wird langsam unübersichtlich, Speicherplatz muss immer öfter ausgebaut werden.

Der Vorteil durch den DokumentenManager:
Alle Dokumente werden digital archiviert und geschützt. Dabei ist immer sicher gestellt, dass die richtigen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden. Aktenschränke, Lagerraum, Ordner gehören der Vergangenheit an. Es wird enorm Platz eingespart.

 

Gesetzlich auf der sicheren Seite sein.

Steuerrelevante, digitale Belege sind ein wichtiger Grund für eine grundsätzliche Überprüfung der aktuellen DMS-Prozesse. Der Gesetzgeber schafft die Grundlagen für die Prüfung (GoBD) und die damit verbundenen Anforderungen, die er an die digitalen Belege stellt. Immer mehr technische Standards ermöglichen den direkten Datenaustausch (EDIFACT, ZugfeRD, etc.). Der Versand und der Empfang digitaler Rechnungen ist oft unklar geregelt und nicht immer gesetzeskonform. Für den Rechnungsversand steigen die Portokosten stetig an. Immer mehr Geschäftspartner fordern digitale Unterlagen, aber das vorhandene System lässt das gesetzeskonform nicht zu.

Der Vorteil durch den DokumentenManager:
Für Versand und Empfang digitaler steuerrelevanter Belege werden die Regeln automatisch befolgt. Das DMS sorgt für den gesetzeskonformen Umgang mit den Belegen, ohne zusätzlichem Zeitaufwand. Das Unternehmen ist gesetzlich auf der sicheren Seite.

 

Ein gutes DMS senkt Kosten, spart Zeit und bindet gute Kunden.

Der Unternehmenserfolg hängt nicht zuletzt von der professionellen Organisation ab. Mehr Ertrag erwirtschaften, gute Kunden finden und halten, motivierte Mitarbeiter beschäftigen -  das erfordert Zeit und die ist oft in Verwaltungsarbeit gebunden. Wichtige Zeit fehlt und wird für Ablegen, Suchen und Finden benötigt. Kunden müssen Wartezeiten in Kauf nehmen, wichtige Projekte verschieben sich.

Der Vorteil durch den DokumentenManager:
Der Kunde erhält schnell zuverlässige Informationen, Projekte kommen sicher voran dank optimal kommunizierter Unterlagen, die zentral zur Verfügung stehen. Abläufe sind sicher und führen zum richtigen Ergebnis. Mehr Erfolg, mehr Kunden, mehr Ertrag für das Unternehmen durch die Freisetzung von wertvoller Arbeitszeit durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems