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Die Investition in eine Büro-Automatisierung lohnt sich. Die Investitionen lassen sich schnell amortisieren. Der Erfolg bleibt auf Dauer.

 

Da es verschiedene Gründe gibt, sich für ein modernes Dokumentenmanagementsystem zu entscheiden, gibt es auch ganz unterschiedliche Berechnungsmethoden.

Da ist oft der Preis für die Software und die notwendige Hardware gar nicht mehr entscheidend, wenn es darum geht gesetzliche Vorgaben zu erfüllen oder wichtige Kunden und Lieferanten zu halten. Ebenso verhält es sich dem Lagerraum für die Altablage.

Immer wieder klagen Unternehmen, dass nun die bisherigen Ordner-Lagerstätten verbraucht sind und neue erst geschaffen werden müssen. Dagegen ist die Investition in ein DMS der bessere Weg.

Ab wann lohnt sich ein Dokumentenmanagement für mich?

Ein paar Kennzahlen von Umfrageinstituten und Organisationsberatern, die für die Entscheidung wichtig sein können:

  • Mitarbeiter verbrauchen von ihrer täglichen Arbeitszeit bis zu 20% mit Suchen, Finden und Ablegen von Dokumenten.
  • Bei Geschäftsprozesse treten in 3% Fehler durch die Verwendung falscher Unterlagen auf, arbeiten Mitarbeiter mit den verkehrten Dokumenten.
  • 42% der Mitarbeiter verwenden mindestens einmal pro Woche falsche Informationen.
  • 90% der Unternehmen kennen die Gesamtkosten für ihre Dokumente nicht. Und wenn dann kennen sie nur den sichtbaren Teil der Kosten, der aber nur 30-40% der Gesamtkosten ausmacht.
  • Etwa 3-5% der Dokumente sind nicht wieder auffindbar. Diese zu ersetzen kostet ca. 130,- € pro Dokument.

  • Und wussten Sie, dass Umfragen zufolge 20% der gedruckten Seiten noch am selben Tag weggeworfen werden?

 

 

Unsere Erfahrung:
Egal aus welchem Grunde – Büro-Automatisierung rechnet sich in jedem Unternehmen.

Dafür ist es natürlich notwendig, dass das System skalierbar ist, dass ein Berater dafür sorgt, dass es genau den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens entspricht. Ohne individuelle Anpassung und damit verbunden auch Automatisierung von Prozessen wird die Amortisation länger dauern. Ein Dokumentenmanagement wird aber in jedem Falle die Zukunftssicherheit eines Unternehmens nachhaltig verbessern. Denn an der Digitalisierung führt kein Weg mehr vorbei.

Die DokumentenManager der GFG SEIBT AG bieten in ihren Beratungen und Workshops genau die Lösungen an, die für das jeweilige Unternehmen finanzierbar sind, die sinnvoll und praktisch umsetzbar sind und die die Anwender nicht überfordern.

 

Die meisten dieser Daten wurden von der IDC in den letzten Jahren erfasst. International Data Corporation (IDC) mit Firmensitz im US-amerikanischen Framingham ist ein international tätiges Marktforschungs- und Beratungsunternehmen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation mit Niederlassungen in über 110 Ländern. IDC ist ein Geschäftsbereich der International Data Group (IDG), einem weltweit operierenden Unternehmen in den Bereichen IT-Publikationen, Forschung, Ausstellungen und Konferenzen.