Wie wählt man das richtige System aus?

Leichter gesagt als getan: die richtige Auswahl treffen. Die DokumentenManager haben eine Auswahl ihrer Fragen zusammen gefasst, anhand derer man der "richtigen Entscheidung" näher kommen kann. Wenn hier im Vorfeld schon einiges geklärt ist, kann die Suche nach dem geeigneten System wesentlich bessere Treffer erzielen. Kurz durchlesen, überlegen und dann bei den DokumentenManagern anfragen.

Das System: Produktivität, Effizienz und Flexibilität.

Wie hoch ist das Druckvolumen pro Monat? Farbe und Schwarzweiß.
Welche Formate sollen bedruckt werden? Ist Farbdruck notwendig?
Welche Funktionen werden benötigt und wie oft am Tag?

Die Folgekosten: Folgekosten, Zuverlässigkeit, Qualität.

Was kostet der Toner und wie lange reicht er?
Braucht man regelmäßig noch mehr Materialien (Trommel, Fixierung, Entwickler)?
Für welches Volumen ist das System ausgelegt (maximal und Dauerbetrieb)?
Welche Wartungsintervalle gibt der Hersteller vor und wer macht die Wartung?

Die Beschaffung: Kauf oder Seitenpreis All-In.

Wie verfügbar muss das System sein?
Wird ein schneller Vor-Ort-Service benötigt?
Darf Kapital gebunden werden oder lieber nur Nutzung bezahlen?

Die Nachhaltigkeit: Umwelt und Arbeitsumgebung

Wie hoch ist der Stromverbrauch im Vergleich (TEC-Werte)?
Wie oft muss ich Toner wechseln und leere Patronen entsorgen?
Lange Aufwärmzeiten?

Eine detaillierte Checkliste finden sie hier ...

Wichtigster Ansatz ist immer:

Wenige zentrale Systeme sind besser als viele dezentrale Systeme.
Zentrale Systeme mit mehr Funktionen sind günstiger, zuverlässiger und umweltschonender als viele kleinere Einzelsysteme für jede Funktion. Da auf diesen Zentralsystemen höhere Volumen konzentriert werden können sie zumeist mit günstigen Serviceverträgen länger zuverlässig im Einsatz bleiben. Reparaturen lohnen sich und die Anwender sind das System besser gewohnt. Kurzlebige Einzelsysteme werden oft günstig im Internet beschafft, bleiben ohne Wartung im Einsatz, Reparatur lohnt sich nicht – nach 3 Jahren dann das endgültige Aus. Neubeschaffung, Aufwand für Beschaffung und Integration des neuen Systems und die Anwender müssen sich umstellen.

Grundsätzlich gilt: Je billiger das System desto höher die Folgekosten in allen Bereichen.

 

Interesse an einer Kostenanalyse der bestehenden Systeme als Entscheidungsgrundlage?