Die Zukunft meistern durch Büroautomatisierung. Lösungen für die Praxis. Effizient, erfolgreich und sicher.

Tagtäglich stellen Sie sich den aktuellen Herausforderungen im Unternehmen. Wenn es um Dokumentenmanagement geht, hängt Ihr Erfolg von zuverlässigen, sicheren und effizienten Abläufen ab.

Die richtige Information zur rechten Zeit am richtigen Ort. Ihre großen Herausforderungen werden aber oft von Außen vorgegeben. Gesetzgeber, Wettbewerb, gesellschaftliche und technologische Entwicklungen beeinflussen die Arbeit im Büro.

Eine Lösung im Bereich des Dokumentenmanagements muss also flexibel auf diese Herausforderungen reagieren..

 

Die Herausforderungen an ein modernes Dokumentenmanagement:

 

Der stetige Wandel der Wirtschaft

Die Unternehmen müssen sich ständig anpassen an die Erfordernisse des Marktes und an die Anforderungen der Technologien. So muss auch das Dokumentenmanagement mit den neuen Aufgaben mitwachsen können. Wie oft kommt es vor, dass eine Softwarelösung im Unternehmen die Fortentwicklung behindert, weil sie nötige Funktionen nicht bietet oder eine Anpassung extrem teuer wäre. Ein unabhängiges Dokumentenmanagement kann hier Lücken schließen, wenn es um Kommunikation und Information geht. Es sorgt für den reibungslosen Transport und die Sicherung von Dokumenten in einem sich stetig verändernden Umfeld. Und sie soll mit der Unternehmensentwicklung Schritt halten können.

Eine DMS-Lösung muss anpassungsfähig und skalierbar sein.

 

Schritt für Schritt in Richtung Automatisierung

Alle Unternehmen haben ein Dokumentenmanagement. Die Frage ist wie sehr die eingesetzten Softwarelösungen die Prozesse wirklich entlasten oder ob sie nicht manchmal eine Belastung sind. Einer Umfrage zufolge sehen 80% der Unternehmen Handlungsbedarf, wenn es um Dokumenten-Prozesse geht. Trotzdem werden viele nötige Projekte gar nicht erst gestartet, aus Zeitmangel. Oder kurz nach dem Start wieder verschoben, weil man nach Erfassung aller Anforderungen vor der Komplexität zurückschreckt. Eine optimale Lösung sieht hier den schrittweisen Einstieg vor und bietet die Möglichkeit einzelne Prozesse separat zu übernehmen. Der Anwender entscheidet in welchen Bereichen er beginnen möchte und legt dann den weiteren Weg fest.

Eine gute DMS-Lösung muss eine schrittweise Einführung ermöglichen.

 

Die Finanzierbarkeit

Es gibt viele Erhebungen, die Kosten in Höhe von bis zu 5% des Umsatzes im Bereich Dokumentenmanagement feststellen konnten. Da sind Kosten für die IT Infrastruktur, das Outputmanagement ebenso enthalten, wie die Druckkosten, Archivierung und die Hardware und Software – und natürlich der Zeitaufwand für Erfassung, Bearbeitung, Versand und Ablage. Hier können Einsparungen erzielt werden, aber nicht ohne vorherige Investition. Ein Projekt im Bereich Dokumentenmanagement sollte deswegen auch unter dem Gesichtspunkt des Return-on-invest betrachtet werden.

Eine kostensparende DMS-Lösung muss finanzierbar sein und im ersten Schritt den ROI beachten.

 

Das alles bieten unsere Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement:

  • Ob schnelle einfache Lösungen, um ganz konkrete organisatorische Einzelprobleme zu lösen.
  • Wenn es nur um einen Teilbereich geht, in dem gesetzliche Vorschriften zu erfüllen sind.
  • Oder wenn es um Gesamtlösungen mit einem Dokumenten-Workflow und Aufgabenverwaltung geht.

 

Unsere Softwarelösungen sind immer die richtige Entscheidung:

Accantum

Professionelle Softwarelösung für Archiv und DMS. Gesetzeskonform und GoBD optimiert. Kostengünstig und beliebig skalierbar. Für alle Unternehmensgrößen.

 

ADM Accantum DokumentenManager

Egal ob Druck oder Scan - alles zentral steuern und verwalten. Barcode drucken, scannen, Workflow starten, Informationen lesen und auswerten. Alles mit einer Software.

 

Archive Cube REP (Rechnungsprozess)

Archivierungskomplettlösung incl. Hardware, Software und Prozessen rund um die digitale Rechnung bei Versand, Empfang und Archivierung.

 

Workflow (Basis ADM)

Einfache und komplexe Workflows mit Entscheidungsprozessen und Abhängigkeiten. Einfach zu steuern, schnell integriert und flexibel. Das alles bei überraschend niedrigen Kosten.

 

Ricoh Global Scan

Schon beim Scan alles vorbereiten für schnelles, sicheres DMS. Kein mühsames Nachbearbeiten mehr. Leerseitenlöschung, OCR, Bildverbesserung. Soforteingabe von Informationen am Scanner möglich.

 

Ricoh Print & Share

Komplexe Drucklösung für alle Erfordernisse bei der Ausgabe von Dokumenten. Auch schon als Einzelplatzlösung empfehlenswert um Zeit und Geld zu sparen.

 

Postage Only

Druckjobs via Rechenzentrum und professionelle Druckerei einfach vom eigenen PC aus versenden lassen. Nur das Porto zahlen, alles andere ist enthalten.