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GlobalScan - zentrale Scanverwaltung: Beschleunigen Sie die Dokumentenverteilung durch intelligentes Scannen mit Ricoh GlobalScan NX

Dokumente auf Papier müssen digitalisiert werden, um sie zu versenden, zu archivieren, einem Prozess hinzuzufügen etc. Mit den herkömmlichen Methoden ist das zu umständlich. Nutzen Sie die neue Generation der Ricoh Bediendisplays der Serie Smart Operation Panel. Hier können feste Funktionen als Teste gespeichert werden un erleichtern dem Anwender die bedienung enorm. Ein Tastendruck genügt – dank Ricoh GlobalScan NX.

Verbesserte Dokumentenverarbeitung mit Scanfunktionen der nächsten Generation

Erhöhen Sie die Produktivität durch digitale Verteilung, Freigabe und Verwaltung Ihrer Dokumente. GlobalScan NX macht die Integration von Papierdokumenten in Ihren digitalen Workflow mit »Select-and-Go« einfacher und effizienter als je zuvor.

  • Einfache, benutzerfreundliche Oberfläche
  • Direktes Scannen in Ihre Dokumentenumgebung
  • Einfache Anpassung und Konfiguration mit unkomplizierten Tools
  • Vielseitig und flexibel - GlobalScan NX passt sich allen Geschäftsumgebungen an von kleinen Unternehmen bis großen Konzernen

 

Benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht eigene Anpassungen

Die äußerst unkomplizierte grafische Benutzeroberfläche mit interaktiven, anpassbaren Symbolen enthält flexible Funktionen zum Scannen und Verteilen von Dokumenten. Unter den Symbolen werden das Dokumentformat und Zielinformationen im Voraus eingestellt, so dass das Scannen

in einem Schritt erfolgen kann: ‚Select-and-Go‘. Darüber hinaus können Sie direkt auf dem Gerät variable Dokumentinformationen angeben. Indizierte Archivierung und Dateisuche werden vereinfacht, da die Dokumentinformationen in die gescannten Dateien eingebettet werden können.

 

Sichere, mühelose Integration in Ihren Workflow

GlobalScan NX lässt sich nahtlos in die vorhandene IT-Plattform und das bestehende Dokumenten­managementsystem (DMS) integrieren, und sorgt damit für eine deutliche Senkung des zeitlichen und finanziellen Aufwands für die IT-Einrichtung. Es ist mit führenden Geschäfts­anwendungen kompatibel und strafft den digitalen Workflow durch die innovative ‚Scan-to‘-Technologie.

 

Die Versionen von Ricoh GlobalScan

 

GlobalScan NX – Serverless

Zur Straffung des Dokumentenworkflows in kleineren Büros ist GlobalScan NX - Serverless hervorragend geeignet. Die Dokumente werden schnell gescannt und digital an mehrere Ziele verteilt, beispielsweise an Netzwerkordner, E-Mail oder Fax. Das Programm läuft auf dem Ricoh Multifunktionssystem autonom ohne notwendige Installation am Server. Gestaltung informativer Buttons auf dem Display hinter denen sich die Funktionalität Scan-to-SMB, Scan-to-Mail oder Scan-to-Fax verbergen. Einmal konfiguriert kann man das Programm auf verschiedene Systeme verteilen.

 

GlobalScan NX – Server

Für die erweiterte Bildverarbeitung wie OCR und erweitertes PDF erweist sich ein GlobalScan NX-Server als ideale Wahl. Mittelgroße Unternehmen kommen mit dem GlobalScan NX - Business Server in den Genuss der Vorteile einer effizienten Verwaltung von bis zu 32 Multifunktionsgeräten. Für größere Organisationen ist unser GlobalScan NX - Enterprise Server die erste Wahl, denn er ermöglicht die zentrale Verwaltung von bis zu 750 Geräten. Die Bildverbesserung (Randlöschung, schwarze Punkte entfernen, Lochrandlöschung etc.), die Bildbearbeitung (weiße Seiten löschen, OCR Erkennung) und auch die Erfassung von Daten aus dem Dokument (z.B. Barcode) sind hier möglich.

 

Serveroptionen

Für Organisationen, die sensible Dokumente schützen müssen, steht in GlobalScan NX die erweiterte Sicherheitsoption Kerberos zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es folgende Optionen: „Load Balancing“ (Lastenausgleich) verteilt größere Projekte auf mehrere Server; „Failover“ (Ausfallsicherung) leitet die Daten automatisch auf einen Sicherungsserver um, so dass eine kontinuierliche Geschäftstätigkeit garantiert ist.

 

 

Ihre Dokumentenprozesse

Dokumente sind nach wie vor die tragenden Säulen der inner- und zwischenbetrieblichen Kommunikation. Tagtäglich müssen Berge von Lieferscheinen, Rechnungen, Angeboten, Informationsschreiben etc. von Ihnen verarbeitet werden. Eine der größten Herausforderungen der heutigen Geschäftswelt besteht in der zeitnahen Bereitstellung, Verarbeitung und Verteilung von Informationen.

 

Wann sollten Sie auf GlobalScan setzen?

  • Sie möchten, die in den Dokumenten enthaltenen, Informationen allen relevanten Personen schnellstmöglich zugänglich machen?
  • Ihr Ziel ist die Vereinfachung der Erfassung und Verteilung von Papierdokumenten?
  • Sie möchten die Dokumentenprozesse nutzerfreundlicher gestalten?
  • Sie verbringen viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten und möchten dies ändern?

 

Beschleunigen Sie Ihre Dokumentenprozesse durch Digitalisierung!

Hierfür hält Ricoh mit Global-Scan NX für Sie eine professionelle Lösung bereit. Die sonst zeit- und kostenintensive Datenerfassung wird mit GlobalScan NX zum Kinderspiel.

 

Unsere Optimierung.

Mittels vielseitiger Scan-Funktionen erleichtert Ihnen GlobalScan NX das digitale Erfassen und Ablegen von Dokumenten. In Kombination mit den innovativen Multifunktionssystemen von Ricoh sorgt GlobalScan NX für ein effizientes Dokumentenmanagement.

 

Die gescannten Unterlagen werden wahlweise per E-Mail versendet, in einem Dateiordner gespeichert oder an einen Fax- oder Dokumentenmanagementserver verschickt. Verteilen, verarbeiten, archivieren – zeitraubende manuelle Arbeitsschritte - reduzieren sich durch GlobalScan NX auf ein Minimum.

 

Mit GlobalScan NX können Sie die grafische Oberfläche auf dem Display des Systems individuell gestalten. Dadurch wird das Handling für den Benutzer mittels selbsterklärender Symbole denkbar einfach. Name sowie Logo Ihres Unternehmens könnenmühelos integriert, die Größe und die Position der Schaltflächen flexibel eingerichtet werden.

 

Ihre Vorteile:

Zeit- und Prozesskostenersparnis:

Durch einfaches Digitalisieren und Versenden zu einem vordefinierten Ziel macht die Integration von Papierdokumenten in Ihren digitalen Workflow einfacher. Die Reduzierung von manuellen Arbeitsschritten sorgt für Zeitersparnis und Prozesskostenreduzierung.

 

Optimierter Informationstransfer:

Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten haben alle autorisierten Mitarbeiter unmittelbar Zugriff auf alle für sie relevanten Daten.

 

Flexibel und Skalierbar:

Sollten sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit verändern, kann problemlos die Serverless-Version durch Einbindung eines Servers zu einer Server-Version umgewandelt werden.

 

Einfache Handhabung:

Sowohl für den Anwender als auch für den Administrator ermöglicht GlobalScan NX eine einfache Handhabung. Dem Anwender bietet GlobalScan NX mit selbsterklärenden Symbolen eine benutzerfreundliche Oberfläche. Administratoren können mit der intuitiven “drag and drop”-Oberfläche sehr leicht Dokumentenprozesse erstellen.