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Arbeitsabläufe (Workflow) sicher gestalten.

Ein Ereignis tritt ein und daraufhin soll sicher eine Aktion folgen. So könnte man einfach den Begriff Prozess beschreiben. Ein Workflow besteht aus unterschiedlich vielen Prozessschritten. Das Wichtigste dabei ist, das auslösende Ereignis zuverlässig zu erkennen und dann dafür zu sorgen, dass die darauffolgende Aktion entsprechend ausgelöst wird.

Das WMS (Workflowmanagement System) wird diese Aufgaben übernehmen und so die Einzelschritte (Prozesse) zu einem Workflow (Arbeitsablauf) verbinden. Ein einzelner Prozessschritt kann eine auszuführende Aufgabe bei einem Anwender sein und ebenso ein programmtechnisch automatisch ablaufender Prozess in der Datenbank. Ebenso kann es ein Datenbankabgriff sein oder ein Druck- oder Mailsendeauftrag. Das WMS erledigt alles entsprechend der ihm vorgegebenen Schritte.

Unsere Archiv- und Dokumentenmanagement Lösung DMS [accantum] verfügt im Standard kann mit einem auch unabhängig funktionierenden Workflow-Modul zur effektiven Steuerung von Dokumenten und Prozessen. Dieses sorgt für automatisiert ablaufende Geschäftsprozesse und einen jederzeit reibungslosen Informationsfluss. Alle Schritte sind transparent, der Status ist jederzeit nachvollziehbar.
Rechnungen werden automatisiert erfasst und deren Daten indexiert. Danach werden sie über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen – gemäß den Zuständigkeiten – weitergeleitet und entsprechend freigeben. Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert. Aufgaben können nachgehalten und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Die Workflows sind frei konfigurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Im Standardumfang von [accantum] wird der integrierte DMS Aufgaben-Workflow mitgeliefert, damit sind Aufgaben wie die Rechnungsprüfung innerhalb unseres Dokumenten Management Systems einfach abbildbar.

Wer aber komplexere Abläufe organisieren will, der ist mit dem WMS Workflowmanagement System bestens ausgestattet. Es kann Entscheidungen treffen, Export und Import automatisieren oder z.B. Druck und Versand steuern.

Prozesse übersichtlich gestalten 

Das Accantum Workflowmanagement System vernetzt Ihre Dokumente und Informationen über das DMS hinaus und arbeitet mit weiteren Applikationen zusammen um so effiziente unternehmensweite Geschäftsprozesse zu etablieren. Die frei konfigurierbaren Workflows können individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. 

Die Programmierung der Workflows erfolgt in übersichtlichen Einzelschritte. Nach erfolgter Analyse der real ablaufenden Arbeitsschritte vor Ort erarbeitet der DokumentenManager eine Lösung auf Basis digitaler Prozesse. Dabei müssen Input von Daten, Output von Dokumenten und die Aufgabensteuerung für die Sachbearbeiter aufeinander abgestimmt.

 

Accantum Aufgaben-Workflow gestalten.
Accantum Aufgaben-Workflow übersichtlich gestalten.