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Ratgeber "Digitalaktiv": BaFin und DSGVO.

Sichere und DSGVO-konforme Verarbeitung von Personalausweisen.

Digitalaktiv Ratgeber: Verträge und Personalausweise

 

Ziel ist die gesetzlichen Erfordernisse des Geldwäschegesetzes zu erfüllen aber gleichzeitig personenbezogene Daten zu schützen.

Aufgabe ist es die verschiedenen Wege, auf denen uns Verträge und Personalausweise erreichen können, zu regeln und dabei die Mitarbeiter zu unterstützen.

Unsere Verträge enthalten personenbezogene Daten, die notwendigerweise gespeichert werden müssen, um den Auftrag abzuwickeln. Die parallel zu erfassenden Personalausweise sind da in puncto Datenschutz eine andere Liga. Wir haben deshalb die Verarbeitung der beiden Dokumente separat geregelt und die Rechte entsprechend automatisch eingerichtet.

 

DSGVO Prozesse automatisieren
DSGVO automatisiert erfüllen.

Wie haben wir den Prozess geregelt?

 

Den Prozess haben wir für unsere Kunden und unsere Mitarbeiter wie folgt geregelt:

1. Accantum DokumentenManagement kennt nun den Personalausweis als eigene Kategorie mit besonderen Rechten.

2. Für Personalausweise wurde eine separate Verarbeitung eingerichtet, die nur einem engen Personenkreis zugänglich ist.

3. Die Übergabe der Personalausweise kann der Kunde via Mail vornehmen an pa@gfgseibt.de. Dieses Eingangspostfach wird vom Accantum Exchange-Connector überwacht und gesichert.

4. Für Ausweiskopien, die direkt übergeben werden, gilt die Regel, dass diese nur in einem verschlossenen Umschlag angenommen werden dürfen. Diese Ausweise werden dann über einen separat eingerichteten Scanprozess dem Accantum DMS zur Verfügung gestellt.

5. Verträge können nun auch digital eingereicht werden. Dafür steht die Mailadresse vertrag@gfgseibt.de zur Verfügung.

6. In beiden Fällen startet der Bearbeitungsprozess für einen engen Personenkreis automatisch. Alle Dokumente werden gesichert und die Sichtbarkeit ist von Anfang an eingeschränkt.

7. Die Kopie des Personalausweises steht von Anfang an unter besonderem Schutz. Dokument, Ablageort und Verarbeitung sind nur für die speziell dafür ausgebildeten Mitarbeiter sichtbar.

DSGVO konform und automatisiert.

Eingehende Dokumente werden sofort bei Eingang den entsprechenden Sicherheitsregeln unterworfen. Der Personenkreis ist eingeschränkt und unterwiesen. Die Prozesse starten automatisch, niemand muss immer wieder dran denken. Egal ob auf Papier oder als Datei, die sensiblen personenbezogenen Daten sind immer sicher geschützt.

Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen? Dann nehmen Sie hier Kontakt mit unseren speziell ausgebildeten DokumentenManagern auf. 

 

 

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weitere Meldungen

29.04.2019
News /

Ratgeber "Digitalaktiv": BaFin und DSGVO.

BaFin geht gegen Geldwäsche vor.
Die BaFin gibt neue Regeln vor.

Die Bundesanstalt für die Finanzdienstleistungsaufsicht hat nun strengere Regeln erlassen für den Bereich Finanzierungsverträge. Darunter fallen auch refinanzierte Miet- und Leasingverträge. Vom Fahrrad, über das Auto bis zur Industrieanlage. 

Mit den Vertragsunterlagen muss eine Kopie des Ausweises des Unterzeichnenden eingereicht werden, um die Unterschrift prüfen zu können. Das betrifft nun auch unsere Seitenpreisverträge. In der Folge müssen wir diese Personalausweiskopien beim Kunden anfordern und an die Refinanzierung weiterreichen. Gleichzeitig handelt es sich hier um sensible personenbezogene Daten gemäß der DSGVO. 

Wie kann man beides nun sicher und gesetzeskonform regeln?

 

 

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27.04.2019
News /
Wir

Neue Abteilung IT-Prozess-Dokumentenmanagement.

Immer im Blick: Kosten-Nutzenverhältnis.

Mit Abschluss der Ausbildung an der FH Rosenheim in Zusammenarbeit mit dem Rosenheimer Softwarehersteller Accantum ist nun unsere Abteilung IT-Prozess- und Dokumentenmanagement komplett. Fünf DokumentenManager und drei Programmierer stehen nun zur Verfügung um Büro-Automatisierung und Digitalisierung von Dokumenten bei unseren Kunden erfolgreich umzusetzen.

Diese überaus wichtige Thema betrifft alle Unternehmen, gleich welcher Größe. Es bedarf speziell ausgebildeter Berater und Programmierer, um in den Büros mehr Automatisierung zu erreichen und gleichermaßen neue gesetzliche Regelungen der letzten Jahre umzusetzen.

Unser Alleinstellungsmerkmal: Wir beherrschen das Thema Papierverarbeitung ebenso wie digitale Prozesse. Wir liefern und versorgen notwendige Hardware ebenso zuverlässig, wie wir digitale Prozesse einrichten und anpassen. In beiden Welten zuhause realisiert der DokumentenManager echte, praktikable Lösungen mit einem optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Der Weg zum Komplett-Lösungsanbieter.

 

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10.04.2019
News /

Business-Frühstück "Digitale Rechnung" Termine

Elektronische Rechnungsverarbeitung
Ihr Frühstück wartet. Gleich anmelden!

 

Neue Termine für Ihr Frühstück!

Dabei noch Kosten senken und Arbeit erleichtern. Geht das?

Warum die Erfüllung der DSGVO Regeln ohne Archivierung wirklich schwierig ist.


Bei einem leckeren Frühstück erklären wir Ihnen wie. GFG SEIBT AG - Business Frühstückreihe - Neue Termine.   Sie wollen im Büro Abläufe vereinfachen, Kosten senken und mehr Zeit für Ihre Kunden? Dann besuchen Sie unser Business Frühstück zum Thema "Digitale Rechnung".

Die gesetzliche Basis, technische Lösungen und eine praktische Vorführung. Nach einem Besuch unserer Veranstaltung wissen Sie, wie Sie schnell und sicher digitale Belege verarbeiten können. Endlich nicht mehr vermuten, sondern wissen wie es geht.

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