News / Leistungen ,

Ratgeber "Digitalaktiv": BaFin und DSGVO.

Sichere und DSGVO-konforme Verarbeitung von Personalausweisen.

Digitalaktiv Ratgeber: Verträge und Personalausweise

 

Ziel ist die gesetzlichen Erfordernisse des Geldwäschegesetzes zu erfüllen aber gleichzeitig personenbezogene Daten zu schützen.

Aufgabe ist es die verschiedenen Wege, auf denen uns Verträge und Personalausweise erreichen können, zu regeln und dabei die Mitarbeiter zu unterstützen.

Unsere Verträge enthalten personenbezogene Daten, die notwendigerweise gespeichert werden müssen, um den Auftrag abzuwickeln. Die parallel zu erfassenden Personalausweise sind da in puncto Datenschutz eine andere Liga. Wir haben deshalb die Verarbeitung der beiden Dokumente separat geregelt und die Rechte entsprechend automatisch eingerichtet.

 

DSGVO Prozesse automatisieren
DSGVO automatisiert erfüllen.

Wie haben wir den Prozess geregelt?

 

Den Prozess haben wir für unsere Kunden und unsere Mitarbeiter wie folgt geregelt:

1. Accantum DokumentenManagement kennt nun den Personalausweis als eigene Kategorie mit besonderen Rechten.

2. Für Personalausweise wurde eine separate Verarbeitung eingerichtet, die nur einem engen Personenkreis zugänglich ist.

3. Die Übergabe der Personalausweise kann der Kunde via Mail vornehmen an pa@gfgseibt.de. Dieses Eingangspostfach wird vom Accantum Exchange-Connector überwacht und gesichert.

4. Für Ausweiskopien, die direkt übergeben werden, gilt die Regel, dass diese nur in einem verschlossenen Umschlag angenommen werden dürfen. Diese Ausweise werden dann über einen separat eingerichteten Scanprozess dem Accantum DMS zur Verfügung gestellt.

5. Verträge können nun auch digital eingereicht werden. Dafür steht die Mailadresse vertrag@gfgseibt.de zur Verfügung.

6. In beiden Fällen startet der Bearbeitungsprozess für einen engen Personenkreis automatisch. Alle Dokumente werden gesichert und die Sichtbarkeit ist von Anfang an eingeschränkt.

7. Die Kopie des Personalausweises steht von Anfang an unter besonderem Schutz. Dokument, Ablageort und Verarbeitung sind nur für die speziell dafür ausgebildeten Mitarbeiter sichtbar.

DSGVO konform und automatisiert.

Eingehende Dokumente werden sofort bei Eingang den entsprechenden Sicherheitsregeln unterworfen. Der Personenkreis ist eingeschränkt und unterwiesen. Die Prozesse starten automatisch, niemand muss immer wieder dran denken. Egal ob auf Papier oder als Datei, die sensiblen personenbezogenen Daten sind immer sicher geschützt.

Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen? Dann nehmen Sie hier Kontakt mit unseren speziell ausgebildeten DokumentenManagern auf. 

 

 

Zurück

News durchsuchen

weitere Meldungen

16.09.2019
News /

#digitours´19 Noch drei Tage bis zum Start.

Angenehmer und stressfreier - Digitalisierung richtig nutzen.
Angenehmer und stressfreier - Digitalisierung richtig nutzen.

Am 19.9.2019 startet die digitours´19 an der Technischen Hochschule Rosenheim. Ab 13.30 Uhr haben Sie Gelegenheit mit Fachleuten und Spezialisten das Thema Digitalisierung im Büro zu erörtern.
In kurzen Fachvorträgen erwarten Sie neben den Informationen zu neuen Technologien auch durchaus kritische Betrachtungen zur fortschreitenden Digitalisierung.

Wir sind alle schon mehr oder weniger digitalisiert, weil es gar nicht mehr anders geht. Das Richtige daraus zu machen und erfolgreich diese Technologien zu nutzen, das ist die große Herausforderungen dieser Zeit. Nicht nur immer mehr und immer schneller, sondern eben auch sicherer, einfacher und leichter - das ist das Ziel.

Dann ist die Reise in die digitale Zukunft wesentlich angenehmer als bisher.

 

 

weiter lesen
12.09.2019
News /

#digitours´19 Noch eine Woche bis zum Start.

Angenehmer und stressfreier - Digitalisierung richtig nutzen.
Angenehmer und stressfreier - Digitalisierung richtig nutzen.

Am 19.9.2019 startet die digitours´19 an der Technischen Hochschule Rosenheim. Ab 13.30 Uhr haben Sie Gelegenheit mit Fachleuten und Spezialisten das Thema Digitalisierung im Büro zu erörtern.
In kurzen Fachvorträgen erwarten Sie neben den Informationen zu neuen Technologien auch durchaus kritische Betrachtungen zur fortschreitenden Digitalisierung.

Wir sind alle schon mehr oder weniger digitalisiert, weil es gar nicht mehr anders geht. Das Richtige daraus zu machen und erfolgreich diese Technologien zu nutzen, das ist die große Herausforderungen dieser Zeit. Nicht nur immer mehr und immer schneller, sondern eben auch sicherer, einfacher und leichter - das ist das Ziel.

Dann ist die Reise in die digitale Zukunft wesentlich angenehmer als bisher.

 

 

weiter lesen
10.09.2019
News /

IT-Compliance wird immer zentraler

 

Mit der wachsenden Abhängigkeit der Unternehmen von IT-gestützten Prozessen steigt auch die Notwendigkeit, den Umgang mit Dokumenten und Daten rechtskonform zu regeln.
Gesetzliche Vorgaben und unternehmensspezifische Regelungen müssen abgebildet und eingehalten werden.

Nur ein zentral gesteuertes DMS mit entsprechenden Parametern kann dafür Sorge tragen, dass die Einhaltung der Gesetze jederzeit garantiert ist. Kein Anwender, Sachbearbeiter oder Entscheider muss eingreifen, um im Rahmend er Dokumentverarbeitung die gesetzlichen regeln zu überwachen. Das DMS erledigt das automatisch im Hintergrund.

 

weiter lesen