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Ratgeber "Digitalaktiv": BaFin und DSGVO.

Sichere und DSGVO-konforme Verarbeitung von Personalausweisen.

Digitalaktiv Ratgeber: Verträge und Personalausweise

 

Ziel ist die gesetzlichen Erfordernisse des Geldwäschegesetzes zu erfüllen aber gleichzeitig personenbezogene Daten zu schützen.

Aufgabe ist es die verschiedenen Wege, auf denen uns Verträge und Personalausweise erreichen können, zu regeln und dabei die Mitarbeiter zu unterstützen.

Unsere Verträge enthalten personenbezogene Daten, die notwendigerweise gespeichert werden müssen, um den Auftrag abzuwickeln. Die parallel zu erfassenden Personalausweise sind da in puncto Datenschutz eine andere Liga. Wir haben deshalb die Verarbeitung der beiden Dokumente separat geregelt und die Rechte entsprechend automatisch eingerichtet.

 

DSGVO Prozesse automatisieren
DSGVO automatisiert erfüllen.

Wie haben wir den Prozess geregelt?

 

Den Prozess haben wir für unsere Kunden und unsere Mitarbeiter wie folgt geregelt:

1. Accantum DokumentenManagement kennt nun den Personalausweis als eigene Kategorie mit besonderen Rechten.

2. Für Personalausweise wurde eine separate Verarbeitung eingerichtet, die nur einem engen Personenkreis zugänglich ist.

3. Die Übergabe der Personalausweise kann der Kunde via Mail vornehmen an pa@gfgseibt.de. Dieses Eingangspostfach wird vom Accantum Exchange-Connector überwacht und gesichert.

4. Für Ausweiskopien, die direkt übergeben werden, gilt die Regel, dass diese nur in einem verschlossenen Umschlag angenommen werden dürfen. Diese Ausweise werden dann über einen separat eingerichteten Scanprozess dem Accantum DMS zur Verfügung gestellt.

5. Verträge können nun auch digital eingereicht werden. Dafür steht die Mailadresse vertrag@gfgseibt.de zur Verfügung.

6. In beiden Fällen startet der Bearbeitungsprozess für einen engen Personenkreis automatisch. Alle Dokumente werden gesichert und die Sichtbarkeit ist von Anfang an eingeschränkt.

7. Die Kopie des Personalausweises steht von Anfang an unter besonderem Schutz. Dokument, Ablageort und Verarbeitung sind nur für die speziell dafür ausgebildeten Mitarbeiter sichtbar.

DSGVO konform und automatisiert.

Eingehende Dokumente werden sofort bei Eingang den entsprechenden Sicherheitsregeln unterworfen. Der Personenkreis ist eingeschränkt und unterwiesen. Die Prozesse starten automatisch, niemand muss immer wieder dran denken. Egal ob auf Papier oder als Datei, die sensiblen personenbezogenen Daten sind immer sicher geschützt.

Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen? Dann nehmen Sie hier Kontakt mit unseren speziell ausgebildeten DokumentenManagern auf. 

 

 

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19.12.2019
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Wir

Frohe Weihnachten 2019

Schon wieder ein Jahre zu Ende. Sogar ein ganzes Jahrzehnt ist vorüber und die Zwanziger Jahre kommen wieder.

Das gesamte Team der GFG SEIBT AG wünscht allen Kunden und Ihren Familien, allen Interessenten und Geschäftspartnern ein friedvolles Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins nächste Jahrzehnt. Wir wünschen Ihnen: Gesundheit, weil das sehr wichtig ist. Glück, weil man das einfach braucht. Erfolg, weil Sie es verdient haben. Und nicht zuletzt Harmonie, weil wir bei aller Digitalisierung unseres Lebens einfach mal gern "menscheln".

Projekt 2020

Was wir uns vornehmen für 2020: Unseren Qualitätsstandard halten und den Service weiter kundenorientiert ausbauen. D.h. für Sie weiter schnellen Service vor Ort und noch mehr Beratungsthemen, die wir Ihnen anbieten können für Ihr persönliches Projekt 2020.

Was wir unterstützt haben dieses Jahr.

Der Verein "Ein Kindergarten für Ukunda e.V." hat nun das erste Bauprojekt beendet und zeiht in das neue Schulgebäude ein. Hier in paar Bilder dazu.

Darüber hinaus haben wir dieses Jahr die Aktion Mensch unterstützt.

 

17.12.2019
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Kindergarten und Primary School von Ukunda
Die Kinder sind stolz auf ihre Schule.

Die Kinder der Pre-Primary-School und des Kindergartens in Ukunda möchten Danke sagen für die Unterstützung in diesem Jahr.

Es ist gelungen das erste Gebäude nun fertig zu stellen und damit die auflagen der Regierung zu erfüllen. Damit kann die Einrichtung weiter wie bisher arbeiten und vielen Kindern aus der Region Schule, Kleidung und Essen bieten.

Wir danken dem Vorstand des Vereins und den engagierten Leuten vor Ort für die überaus pragmatische und effiziente Nutzung der Spenden. Nur durch diesen ehrenamtlichen Einsatz wurde es möglich das Projekt zur retten, das so wichtig ist für die Region.

Ein paar Bilder vom Baufortschritt.

 

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07.12.2019
News /
Wir

Wie auch in den letzten Jahren hat die GFG SEIBT AG die Prüfung der Creditreform absolviert und mit Auszeichnung bestanden. Eine solide Basis für gute und zuverlässige Zusammenarbeit.

Das gibt Sicherheit in mitunter unruhigen Zeiten und schafft eine Grundlage für langfristige Vereinbarungen. Seit Gründung der GFG SEIBT AG im Jahre 2006 wurde und wird konsequent im Rahmen einer langfristig erfolgreichen Unternehmensstrategie gearbeitet. 

 

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