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Ratgeber "Digitalaktiv": BaFin und DSGVO.

Sichere und DSGVO-konforme Verarbeitung von Personalausweisen.

Digitalaktiv Ratgeber: Verträge und Personalausweise

 

Ziel ist die gesetzlichen Erfordernisse des Geldwäschegesetzes zu erfüllen aber gleichzeitig personenbezogene Daten zu schützen.

Aufgabe ist es die verschiedenen Wege, auf denen uns Verträge und Personalausweise erreichen können, zu regeln und dabei die Mitarbeiter zu unterstützen.

Unsere Verträge enthalten personenbezogene Daten, die notwendigerweise gespeichert werden müssen, um den Auftrag abzuwickeln. Die parallel zu erfassenden Personalausweise sind da in puncto Datenschutz eine andere Liga. Wir haben deshalb die Verarbeitung der beiden Dokumente separat geregelt und die Rechte entsprechend automatisch eingerichtet.

 

DSGVO Prozesse automatisieren
DSGVO automatisiert erfüllen.

Wie haben wir den Prozess geregelt?

 

Den Prozess haben wir für unsere Kunden und unsere Mitarbeiter wie folgt geregelt:

1. Accantum DokumentenManagement kennt nun den Personalausweis als eigene Kategorie mit besonderen Rechten.

2. Für Personalausweise wurde eine separate Verarbeitung eingerichtet, die nur einem engen Personenkreis zugänglich ist.

3. Die Übergabe der Personalausweise kann der Kunde via Mail vornehmen an pa@gfgseibt.de. Dieses Eingangspostfach wird vom Accantum Exchange-Connector überwacht und gesichert.

4. Für Ausweiskopien, die direkt übergeben werden, gilt die Regel, dass diese nur in einem verschlossenen Umschlag angenommen werden dürfen. Diese Ausweise werden dann über einen separat eingerichteten Scanprozess dem Accantum DMS zur Verfügung gestellt.

5. Verträge können nun auch digital eingereicht werden. Dafür steht die Mailadresse vertrag@gfgseibt.de zur Verfügung.

6. In beiden Fällen startet der Bearbeitungsprozess für einen engen Personenkreis automatisch. Alle Dokumente werden gesichert und die Sichtbarkeit ist von Anfang an eingeschränkt.

7. Die Kopie des Personalausweises steht von Anfang an unter besonderem Schutz. Dokument, Ablageort und Verarbeitung sind nur für die speziell dafür ausgebildeten Mitarbeiter sichtbar.

DSGVO konform und automatisiert.

Eingehende Dokumente werden sofort bei Eingang den entsprechenden Sicherheitsregeln unterworfen. Der Personenkreis ist eingeschränkt und unterwiesen. Die Prozesse starten automatisch, niemand muss immer wieder dran denken. Egal ob auf Papier oder als Datei, die sensiblen personenbezogenen Daten sind immer sicher geschützt.

Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen? Dann nehmen Sie hier Kontakt mit unseren speziell ausgebildeten DokumentenManagern auf. 

 

 

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18.01.2021
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