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Die DSGVO-Grundausstattung - Aktenvernichter als ein Muss.

Datenschutz - auch beim Papier wichtig!

Datenschutz
Datenschutz ist auf allen Ebenen wichtig.

Aktuelle Umfragen und Studien zeigen, dass sich mittelständische Unternehmen bis dato noch viel zu wenig auf die neue DSGVO vorbereitet haben. Nur ein extrem geringer Anteil ist bereits fit für die neuen, deutlich strengeren Vorgaben. Wie sieht es bei Ihnen diesbezüglich aus?

Sie gehen täglich mit vielfältigsten personenbezogenen Daten um. Ein Großteil der vertraulichen Daten befindet sich auf Papier. Wenn nicht mehr benötigt, müssen diese Daten zeitgerecht verarbeitet und sicher vernichtet werden – so schreibt es die DSGVO vor.

Wichtig ist in diesem Zuge ebenfalls die Aktualisierung Ihrer vorhandenen Unterlagen – Stichwort Datenminimierung – da diese ebenfalls den Vorgaben der DSGVO entsprechen müssen. Denken Sie dabei auch unbedingt an die Vernichtung Ihrer Altablage. Denn Datenerhebung auf Vorrat ist künftig verboten.

Professionelle IDEAL Aktenvernichter „Made in Balingen“ vernichten alle Daten direkt und zeitnah dort, wo sie entstehen – am einzelnen Arbeitsplatz. Dadurch sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern. Gemäß der DSGVO müssen Sie nämlich nachweisen, dass Sie rechtskonform arbeiten und die Datenschutzvorgaben einhalten.

Mehr dazu hier.

 

Akute Gefahr: Bin Raiding

Risikofaktor Papierkorb
Risikofaktor Papierkorb

Ihre Mülltonne verrät nicht alles, aber sehr viel über Sie. Das bleibt häufig nicht ohne Folgen. Beim sogenannten „Bin Raiding“ werden immer häufiger Papiertonnen und Müllcontainer systematisch nach verwertbaren Dokumenten durchsucht. Wenn dabei vertrauliche Dokumente und Unterlagen in falsche Hände gelangen, kann dies gravierende Folgen haben.

Nachweislich entstehen der deutschen Wirtschaft jährlich Milliardenverluste durch Datenmissbrauch und Datenverlust. Sie fragen sich, an welcher Stelle das Sie und Ihr Unternehmen tangiert? Beispiele dafür gibt es genügend:

• Sie entwickeln neue Produkte, um damit vor dem Wettbewerb am Markt zu sein. Leider wurden ihre Forschungs- und Entwicklungs-Dokumente nicht absolut sicher vernichtet und Ihre Konkurrenz weiß schon vorher, woran Sie arbeiten. Ihnen entgehen enorme Umsatzpotenziale, weil Sie überholt werden und Sie verlieren Ihren Innovationsvorsprung.

• Unterlagen mit persönlichen Mitarbeiter-Daten werden in der Personalabteilung direkt im Papierkorb entsorgt und anschließend im öffentlichen Container gefunden. Sie verlieren Ihr gutes Image als seriöser und verantwortungsbewusster Arbeitgeber, wenn bekannt wird, wie Sie mit vertraulichen Mitarbeiterangaben umgehen, ganz zu Schweigen von den gesetzlichen Haftungsfolgen.

Überzeugt? Dann sehen Sie sich unsere Lösungen zum Thema Aktenvernichtung an.



Papierdokumente gefährlicher als elektronische Daten

Altablage im Altpapier
Wenn die Papierablage im Altpapier entsorgt wird.

Eine Studie über den „Reifeindex zum Informationsrisiko“ behandelt das Thema „Papierdokumente gefährlicher als elektronische Daten“ , durchgeführt von Iron Mountain und PwC, 2014. Diese Studie hat folgendes ergeben:

63 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland betrachten Papierdokumente als Risiko für die Informationssicherheit. Im Gegenzug haben nur an die 30 % der Firmen Angst vor Cyber-Angriffe durch Hacker, Schadsoftware oder eigene illoyale Mitarbeiter.


• Viele deutsche Firmen haben Probleme im Umgang mit Papierdokumenten: 92 % besitzen zwar über Richtlinien für die Speicherung und den Umgang mit digitalen Dokumenten, aber nur 35% über eine entsprechende Regelung für Papierakten.
Nur 41 % haben Zugangsbeschränkungen zu Bereichen, in denen vertrauliche Informationen lagern.



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Sicherheitslücke Papierkorb - nun aktiv werden!

Wie weit sind Ihre Vorbereitung für die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)?

Haben Sie in diesem Zuge auch an Ihre personenbezogenen Daten auf Papier gedacht? Denn diese Daten müssen ebenfalls zeitgerecht verarbeitet und sicher vernichtet werden. Vor dem Hintergrund der Datenminimierung heißt dies auch „Tabula rasa“ für Ihre vorhandenen Unterlagen. Denn Datenerhebung auf Vorrat ist nach DSGVO verboten. Vergessen Sie dabei aber keinesfalls Ihre Altablage.

Daten auf Papier sind ebenso sensibel und müssen geschützt und vernichtet werden wie elektronische Daten. Ein Unternehmen braucht festgelegte Verfahren im Umgang mit Dokumenten auf Papier, die täglich in den Büros anfallen. Der alte Papierkorb hat ausgedient.

Ohne Aktenvernichter kann der Schutz nicht gewährleistet werden.

 

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