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#digitours´19 Folgen der Digitalisierung!

Eine neue Arbeitsumgebung durch Digitalisierung.

Effektiver und schneller durch leere Schreibtische.

Jeder Coach und Organisationsberater rät dringend, immer nur einen Vorgang aktuell zu bearbeiten. Liegen mehrere Vorgänge gleichzeitig parallel auf dem Schreibtisch herum, wird unsere Aufmerksamkeit abgelenkt und nachlassende Konzentration führt immer wieder zu Zeitverlusten. Wir sind nicht mehr effektiv. Die Digitalisierung sorgt für Abhilfe.

Ich habe das selbst im Rahmen eines Trainings am Arbeitsplatz vor vielen Jahren gelernt. Ich konnte durch die absolute Konzentration auf immer nur einen Vorgang und dem Arbeiten an einem fast leeren Schreibtisch immerhin ein Mehrtagespensum an einem Tag erledigen. Seitdem beherzige ich diese Vorgehensweise.

Die Digitalisierung hat nun die Ablagekörbe, Registermappen, Kundenakten, Preislisten und Informationsunterlagen, die ich parallel zur Bearbeitung brauchte ebenfalls vom Schreibtisch verbannt. Heute ist das alles im Archiv auf dem Server und direkt aufrufbar. Hatte ich vor 10 Jahren bestimmt noch 500 Seiten Papier auf dem Schreibtisch sind es heute an "papierstarken" Tagen gerade mal 50 Seiten.

Ich arbeite effektiver, zeitsparend und raumsparend. Was aber wirklich für mich wichtig ist: Ich arbeite mit weniger Stress und Druck.

 

Wenn Sie das auch interessiert und Sie wissen wollen, wie man das Thema angehen kann, dann kommen Sie doch zur digitours ´19. Hier dazu mehr Informationen und gleich ein eBook mit wichtigen Informationen, wie man das Thema angehen kann. 

 

Schränke zu verkaufen!

Die Digitalisierung hat aber nicht nur mein Büro und meine Arbeitsweise verändert. Auch generell in den Büroräumen wirkt sich die neue Arbeitsweise erheblich aus. Unsere Aktenschränke sind leer und stehen als Platzhalter noch im Büro.

Wo sich früher die Kollegen trafen, um Dokumente, Akten, Listen etc. aus den Aktenschränken zu holen und wieder abzulegen, herrscht heute friedliche Ruhe. Statt in Akten zu wühlen und Papier herumzutragen, trifft man sich heute gelegentlich auf eine Tasse Kaffee, um etwas zu besprechen oder beim Multifunktionsgerät, um Papierunterlagen schnell einzuscannen.

Im Zeitalter der Digitalisierung gilt es, alles, was auf Papier existiert, schnellstens in eine digitale Ablage zu bringen oder gar nicht erst auf Papier entstehen zu lassen.

Mein digitaler Notizblock ergänzt dann das Szenario. Hier lerne ich schnell von der "Generation Z". Ich "skribble" gern, zeichne, illustriere im Kundengespräch, um etwas zu erklären. Diese Zeichnungen und Skizzen erstelle ich auf meinem iPad und schicke sie per Mail an mein Archivsystem. Dort werden die "handschriftlichen" Notizen einem Kunden oder Projekt zugeordnet. Komme ich später auf das Gespräch zurück, kann ich dem Kunden die Skizzen und Überlegungen gleich wieder vorlegen. Man ist viel schneller wieder beim Thema. Zeit gespart - Vertrauen geschaffen. Sicherheit gewonnen.

Wieder spart Digitalisierung Zeit und Raum, die ich für mehr Kreativität und Kundengespräche nutzen kann.

 

Aber es gibt noch viel mehr Gründe sich für ein modernes DokumentenManagement zu entscheiden. Lesen Sie hier, was Sie alles verbessern können. 

 

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18.01.2021
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Wir speichern laufend bewusst und unbewusst sensible Daten auf unseren Systemen ab. Multifunktionsgeräte und Drucksysteme sind größtenteils mit Festplatten ausgestattet, um Druck- und Scanjobs schnell und sicher abzuarbeiten. Was in der täglichen Arbeit für ein Plus an Sicherheit sorgt, stellt beim Entsorgen des Systems ein Problem da. Druckdaten und Scandateien werden kurzzeitig gespeichert damit sie sofort zur Verfügung stehen und bei der Übertragung zum Druck oder ins Netzwerk keine Verzögerungen auftreten.
 
 
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