Neue Hardwareausstattung und Ausschreibungen

Datenschutz erhält immer größere Bedeutung. Seit der DSGVO sind personenbezogene Daten auf Ausdrucken vor Zugriff durch Unberechtigte zu schützen. Hier wird oft das sichere Drucken verlangt, da es nicht mehr zulässig ist personenbezogene Daten auf zentral aufgestellten Systemen auszudrucken, die auch nicht befugten Personen zugänglich sind. Um hier nicht wieder zurückzukehren zu Druckern an jedem Arbeitsplatz sollten Technologien zur Authentifizierung bzw. für vertrauliches Drucker eingerichtet werden. Dazu gibt es systemeigene Möglichkeiten und zentrale Serverlösungen, je nach Umfang.

Gleich nach Secure-Printing als integrierte Möglichkeit fragen oder zusätzliche Follow-Me-Print Lösung anfragen. 

Aktuelle erneute Angriffe von Emotet (Presseberichte vom 25.9.2019) zeigen das ungeheure Schadenspotential, das von Viren und Schadsoftware ausgeht. Sie verstecken sich nicht nur in Links in Emails, sondern können auch versteckt als JPEG- und PDF-Datei durch den Druckprozess Schaden anrichten. Diese Dateien können an der Firewall vorbei ins Netzwerk gelangen (USB Stick). Hier gibt es bei den Systemen große Unterschiede inwieweit der Hersteller hardwareseitig Sicherheitstechnologien eingerichtet hat, um solche Schadprogramme zu entdecken und Schaden zu verhindern. Hier können Sie das Thema gleich als Information und Stellungnahme anfordern.

Wie sicher ist das System? Was tut der Hersteller für zusätzlichen Schutz gegen Malware?

Mehr zum Thema Endpoint-Security bei Drucker hier. 

Bis vor 4 Jahren galt der klassische Laserdrucker als die einzig geeignete Drucktechnologie fürs Büro. Die Tintenstrahldrucker waren bis auf ganz wenige Ausnahmen nicht bürotauglich. Doch jetzt steht eine neue Technologie zur Verfügung, die deutliche Vorteile bei Nachhaltigkeit und Umweltschutz mit sich bringt. Die Pagewide Systeme stehen in einer kompletten Produktpalette zur Verfügung. Vom Drucker bis zum 60-Seiten-Multifunktionssystem A3 gibt es unterschiedlichste Modelle für jeden Einsatz. Die Pagewide Technologie ist ausgereift und zuverlässig. 98% aller Büroanwendungen löst dieses Druckverfahren ebenso gut wie ein Laserdrucker. Im Gegensatz zu Laser spart man beim Farbsystem 4 Halbleitertrommeln, 4 Entwicklereinheiten, Transferband, Beladung, Entladung, Fixiereinheit. Im Gegenzug gibt es einen einzigen A4 oder A3 breiten Druckkopf der selbst stillstehend die volle Seitenbreit in 40, 50 oder 60 Seiten pro Minute bedruckt. Zudem keinerlei Emissionen wie Feinstaub, Wärme oder Elektrosmog. Pagewide-Systeme sind "Reinraumklasse". Mehr Details gern bei einer Vorführung. Ich persönlich bin der Überzeugung, dass Produktion und Unterhalt von Laserdruckern in der Zukunft für uns und unsere Umwelt einfach zu aufwändig sind.

Alternative Drucktechnologien erfragen. Geht es auch umweltbewusster als mit Laser?

Mehr zur Pagewide Technologie hier.

Es ist zunehmend wichtiger professionell scannen zu können als zu kopieren.
Diese Scans müssen zuverlässiger und schneller erfolgen als früher, da viele Dokumente zunehmend direkt in ein Dokumentenmanagement übergeben werden. Hier sind die Multifunktionsgeräte bisher schon erste Wahl gewesen, wenn es um Scans ins Unternehmensnetzwerk und per Email geht. Was nun noch hinzukommt sind DMS-taugliche Verfahren.

Dualscanverfahren: Vorder- und Rückseite eine Dokuments werden gleichzeigt eingelesen. Kein Wenden mehr.

Doppeleinzugserkennung: Zieht das Gerät mal 2 Seiten gleichzeitig ein, stoppt sofort der Scanvorgang. So gehen wichtige Seiten nicht verloren. Sehr wichtig bei Verträgen, Rechnungen, Bescheiden etc.

Workflowintegration: Hier können Abfragen von Daten und Inhalten direkt am Display erfolgen, wenn das Dokument gescannt wird. So geht die Scandatei gleich mit wichtigen Zusatzinformationen auf Reisen und muss nicht mühsam nachbearbeitet werden.

Integrierte QWERT-Tastatur: Einhergehend mit Abfragen ist eine in das MFP integrierte Tastatur schneller, sicherer und komfortabler zu bedienen als die Display-Tastaturen. Für Standorte mit hohem Scanaufkommen sehr empfehlenswert, wenn es darum geht schnell Dateinamen, Mailadressen oder Dokumentinformationen einzugeben.

Mehr zum Thema DMS-geeignete Hardware im Büro.

Nach wie vor bleibt es dabei, dass zentralen gut ausgestatteten Systemen der Vorzug vor Einzelplatzsystemen zu geben ist. Weniger Kosten, weniger Verwaltungsaufwand und bessere Ausstattung gleichen die notwendigen Wege zum Gerät aus. Notwendig ist aber hier eine klar kommunizierte und einheitlich geregelte Strategie. Es wird aber trotzdem Einzelstandorte geben, die das System im Raum nötig machen. Personalbereich, Vorzimmer Bürgermeister, Einwohnermeldeamt etc.

Es empfiehlt sich z.B. eine Auswahl für 3-5 Systemkategorien zu treffen und die dann je nach Anforderung einzuplanen. Vielfalt sollte man vermeiden. Universaltreiber und ein zentrales Fleetmanagement helfen der IT bei Einrichtung und Unterhalt.

Hier geht es zu Hilfen und Ratgeber Hardware.

Die Entscheidung für eine neue Hardware ist eine Sicherheitsentscheidung und eine Entscheidung darüber ob man in den nächsten Jahren erfolgreich die Digitalisierung für mehr Erfolg nutzt, oder nur alt gegen neu tauscht und wertvolle Chancen für die Zukunft vergibt.