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Digitalisierung wichtig für den Mittelstand.

Den Anschluss nicht verlieren beim wichtigsten Megatrend unserer Zeit!

Dokumente digitalisieren - Schluss mit den Papierstapeln.
Wirklich nur noch einfach per Knopfdruck!

Was hindert mittelständische Unternehmen an der Digitalisierung?

Ein Forschungsprojekt der KfW Bankengruppe wollte schon im August 2016 mehr wissen, wie es um die Investitionen in der Digitalisierung steht. Dabei ging es hauptsächlich um die Finanzierung von Maßnahmen in den Unternehmen. Aber ein Teilbereich befasst sich auch mit den Hindernissen. Als Datenbasis dienen Umfragen bei 2.078 Unternehmen mit mindestens 5 Beschäftigten und mit nicht mehr als 500 Mio. € Umsatz pro Jahr. Hier die wichtigsten Angaben auszugsweise.

Mangelnde IT-Kompetenzen der Beschäftigten - in 67% der Unternehmen ein Problem.

Ein großes Thema sind Aus- und Weiterbildung für die Beschäftigten. Ebenso die Bereitschaft sich auf die neuen Technologien einzulassen. Hier geht es auch oft um die Angst, dass Digitalisierung Arbeitsplätze kosten wird. Hier sehen wir als DokumentenManager die Möglichkeit den Prozess der Digitalisierung Schritt für Schritt gemeinsam mit den Beschäftigten zu gehen. Die Beteiligung aller von Anfang an hat sich hier als bestes Mittel gegen Vorbehalt und Unsicherheit herausgestellt. Schritt für Schritt gemeinsam.

Mangel an geeigneten IT-Fachkräften

Innerhalb des eigenen Unternehmens entsprechende Fachkenntnisse vorzufinden oder aufzubauen wird mangels geeigneter Fachkräfte für IT und Prozesssteuerung immer schwieriger. Hier kommt man ohne einen externen Dienstleister, der entsprechendes Fachwissen mitbringt, nicht herum. Die DokumentenManager wurden besonders für Prozesse rund um Dokumente in einem Unternehmen ausgebildet. Egal ob als Papier oder als Datei, eingehend, ausgehend oder als Workflow im Unternehmen - die Spezialisten kennen sich aus und helfen auf dem Weg in eine digitale Zukunft.

Anpassung der Unternehmens- und Arbeitsorganisation

Nicht unberechtigt die Sorge, dass eine Umstellung auf digitale Prozesse eine erhebliche Veränderung der Arbeitsprozesse mit sich bringt. Die DokumentenManager tragen aber hierbei Sorge, dass die Umstellung der Prozesse Schritt für Schritt erfolgt. Beginnend mit der Digitalisierung von Arbeitsprozessen, die bislang aufwändig, fehlerbehaftet oder umständlich waren, schafft man Vertrauen in die Umstellung durch mehr Sicherheit und Zuverlässigkeit. Im ersten Schritt versuchen die DokumentenManager zunächst bestehende Prozesse zu optimieren aber nicht komplett zu verändern. Kommt Vertrauen, steigt die Bereitschaft zu mehr Veränderung.

Hohe Investitions- bzw. Betriebskosten

Hier gibt es allerdings viele nicht unbedingt fundierte Berechnungen, wie teuer eine Digitalisierung kommt. Je nach Unternehmensgröße und Branche kommt zu ganz unterschiedlichen Ergebnissen. Entscheidend ist eine maßgeschneiderte Lösung, die sich ans Unternehmen anpasst und in Teilschritten eingeführt werden kann. Die DokumentenManager berechnen die Gesamtkosten aus Hardware, Software, Implementierung, Lizenzen und Betriebskosten einer Lösung und stellen diesen Kostenblock möglichen Verbesserungen und Einsparungen gegenüber. Bislang haben alle Unternehmen bestätigt, dass die erfolgreiche Digitalisierung spürbare Erfolge schon in kürzer Zeit möglich machte.

Fehlende Informationen über die Anwendungsmöglichkeiten

Immerhin gab jedes zweite Unternehmen an, dass es eigentlich nicht ausreichend Informationen darüber besitzt, wie sich Digitalisierung auswirken kann und welche Vorteile man daraus schöpfen kann. Die DokumentenManager bieten hier mit dem Business-Frühstück "Digitale Rechnung" und Veranstaltung aus der Reihe "digitalaktiv" Informationsmöglichkeiten zu praktischen Anwendungen. Im Rechenzentrum steht eine komplette Lösung zur Verführung bereit. Von jedem Internet-PC aus können die DokumentenManager dem Interessenten so Lösungen direkt vor Ort vorführen. In kleinen Schritten praxisgerecht und schnell zu einer echten Lösung kommen - der beste Anfang.

Soweit zu den Bedenken der mittelständischen Unternehmen.

Nächste Informationstermine:

Veranstaltung "digitalaktiv"

Business-Frühstück "Digitale Rechnung"

Beratung durch die DokumentenManager.
Schritt für Schritt zum Erfolg.

Auf den Weg machen - weil es wichtig für das Unternehmen ist.

Unsere Staatsregierung schreibt dazu: "Im Zeitalter der beschleunigten Digitalisierung benötigen alle Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie, damit sie ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten und Wachstumspotentiale nutzen können. Gerade bei den KMU besteht Nachholbedarf. Dabei wirken sich Größennachteile negativ aus. Die notwendigen Investitionsentscheidungen werden aufgeschoben, die Umstellung auf neue digitale Systeme und Geschäftsmodelle stellt eine große Belastung dar. Der bessere Schutz vor Hackerangriffen ist notwendige Begleitmaßnahme."

Die DokumentenManager gehen nach Plan vor und ermöglichen so, dass die Bedenken berücksichtigt werden, aber nicht zum Hemmnis werden.

1. Schritt - Analyse und Erfassung

Welche Bereiche im Unternehmen sollten ohnehin optimiert werden? Wo "drückt der Schuh"? Welche Themen stehen schon in Bezug auf Kunden und Lieferanten an? Wo sind Engpässe bei Produktivität und Belastung entstanden?  Welche Entscheidungen stehen schon im Raum oder wurden schon in Bezug auf IT und Arbeitsprozesse eingeleitet.
Mit diesen oder ähnlichen Fragen erfassen die DokumentenManager den Bedarf und arbeiten eventuelle Zielsetzungen heraus.

2. Schritt - Beratung und Vorschlag

Welche kurzfristigen und mittelfristigen Ziele sind erreichbar? Welche Anwendungen kommen in Frage? Welche Veränderungen gehen damit einher und wie können die Mitarbeiter beteiligt werden? Welche Kosten können entstehen?
Jetzt erfährt der Unternehmer, was eigentlich genau der Nutzen sein kann, was sich verändern wird und welche Kosten auf ihn zukommen.

3. Schritt - Umsetzung in eine Projektbeschreibung

Nun werden die bisherigen Ergebnisse auf der Basis der Entscheidung des Unternehmers in ein Projekt umgesetzt und Details erarbeitet. Immer streng gemäß den Vorgaben aus den ersten beiden Schritten.

4. Schritt - Implementierung, Einführung, Schulung

Jetzt erfolgt die praxisgerechte Umsetzung im Unternehmen und die Schulung der Mitarbeiter. Die gesetzten Ziele werden überprüft, Anpassungen vorgenommen. Schnell zeigt sich der Erfolg in einer Entlastung der Mitarbeiter von langweiliger Routine und einer höheren Dokumenten- und Informationssicherheit.

Testen Sie unsere DokumentenManager anhand eines Projekts. Stellen Sie anhand einer konkreten Aufgabe Ihre Fragen und prüfen Sie eventuelle Lösungen auf die Machbarkeit in Ihrem Unternehmen.

Die DokumentenManager stehen Ihnen gern zur Verfügung als Berater auf dem Weg in die digitale Zukunft.

 

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