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#digitours´19 Nachlese zur Auftaktveranstaltung

Wichtige Informationen zur Veranstaltung in Rosenheim.

Eine kurze Nachlese zu den Vorträgen.

Von 14 bis 17 Uhr gab es 7 Kurzvorträge aus dem Themenkreis Digitalisierung, Dokumentenmanagement und Datenschutz. Natürlich konnten wir die Themen nur kurz anreißen und den einen oder anderen Impuls setzen. Deswegen hier eine Kurzzusammenfassung mit weiterführenden Links, wenn Sie mehr dazu wissen wollen.

 

Impulsvortrag von Prof. Martin Adam, FH Kufstein

Prof. Adam beim Vortrag an der TH RO.

In seinem Vortrag zeigt Prof. Adam die neuen Herausforderungen einer digitalisierten Arbeitswelt auf. Es gilt aus den bedrohlichen Szenarien einer sich immer schneller verändernden Arbeitswelt konkrete Chancen für die Zukunft zu gestalten. Vor allem in den Bereichen Aus-, Weiter- und Fortbildung sehen die Hochschulen enormen Handlungsbedarf. Nur so können die neuen Technologien beherrschbar bleiben und die Menschen vertrauensvoll auf die digitale Reise gehen. Unternehmer sind gefordert Strategien für den Umgang mit der Digitalisierung zu entwickeln. Die sich rasch verändernden Märkte fordern ihren Tribut bei denen, die sich hier ohne klares Ziel „treiben“ lassen. Chancen wahrnehmen, statt in Verunsicherung zu verharren.

Mehr zum Berufsbegleitenden Zertifikatsprogramm IT-Prozessmanagement der FH Rosenheim.

Die Informationen zum Lehrgang an der FH Kufstein.

Schlagwort „Digitalisierung“ – Norbert Seibt, GFG SEIBT AG, hinterfragt den Begriff.

Norbert Seibt definiert "Digitalisierung"

„Digitalisierung ist ein Werkzeug und keine Lösung.“, so Norbert Seibt in seinem Vortrag. Wir sind alle schon seit Jahren zunehmend digitalisiert. Aber wir setzen das Werkzeug noch nicht richtig ein. Was fehlt ist das Konzept, der Überblick und das Ziel. In den Unternehmen werden „Digitalisierungsinseln“ geschaffen. Einzelne Bereiche sind unterschiedlich weit und mit verschiedenen Technologien digitalisiert. Was fehlt ist die Verbindung. Erst ein zentrales Dokumentenmanagement und zusätzlich noch ein Workflowmanagement bringt die Informationen und Abläufe zusammen – verbindet, was getrennt ist. „Durch richtig genutzte Digitalisierung zur Automatisierung – das bringt den wichtigen Effekt.“ Wichtig ist der speziell ausgebildete Berater, der die „Fäden zusammenfügen kann“. Der IT-Prozess- und Dokumentenmanager (IT-PDM).

Mehr zum Thema Digitalisierung richtig nutzen bei unseren eBooks. Hier den  Zugang holen.

 

 

DMS Dokumentenmanagement – Hans Lemke, Accantum GmbH, stellt eine Lösung vor.

[accantum] - DMS Lösung für alle KMU.

Nach einer kurzen Vorstellung des innovativen Unternehmens aus Rosenheim stellt Hans Lemke die Software [accantum] als zentrale DMS-Lösung vor. Dokumente werden schnell erkannt und richtig zugeordnet. Rechte sind sicher geregelt und Gesetze so zuverlässig eingehalten. Egal auf welchem Wege ein Dokument, eine Information, im Unternehmen entsteht und weitergegeben wird, das zentrale DMS begleitet, sichert, regelt und überwacht die Daten. Die digitalen Instrumente (Mail, Download, PDF, XML, Datenbankabfragen usw.) werden konsequent zusammengeführt und miteinander verbunden. „Egal woher etwas kommt, wir sichern die Information und ordnen sie dem nächsten Aufgabenschritt zu. Nichts geht verloren, niemand muss ständig dran denken.“

Mehr zur innovativen Software [accantum] auf unserer Website.

 

WMS Workflowmanagement – Franz Münzker, Accantum GmbH, Live-Vorführung WMS.

Franz Münzker bei der Vorführung des WMS.

Dokumente kommen auf den verschiedenen Wegen ins Unternehmen – Mail, Post, Download. Jedes eintreffende Dokument fordert eine Bearbeitung, löst einen Vorgang aus. Die digitalen Möglichkeiten haben das Tempo erhöht mit dem es nun um eine sichere Erledigung geht. Im ersten Schritt muss erkannt werden, um was es in dem Dokument geht. Automatisiert werden Daten aus dem Dokument gelesen. Im zweiten Schritt ordnen Kategorien die Dokumente Prozessen und Abteilungen zu und lösen Aufgabenschritte aus. Erledigte Aufgaben führen zum nächsten weiteren Schritt. Alle notwendigen Informationen werden automatisch miteinander verknüpft. Rechnung mit Lieferschein, Bestellung mit Warenausgang usw. „Ein sinnvoll aufgebauter Workflow entlastet die Mitarbeiter und schützt vor dem Vergessen. Das baut Stress und Konflikte ab und sichert erfolgreiches Arbeiten.“

Mehr zu dem Thema auf unserer Website.

 

KI – Künstliche Intelligenz, Martin Loiperdinger, Blumatix, Ausblick in die Zukunft

KI - neuer Einsatz im DMS.

Als Überraschungsgast kam noch Martin Loiperdinger zur Auftaktveranstaltung und stellte die Möglichkeiten einer Anwendung künstlicher Intelligenz bei der Belegerkennung vor. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellung etc. kommen von unterschiedlichsten Absendern und sind oft sehr verschieden formatiert. Hier kann KI genutzt werden, die wichtigen Informationen aus dem Dokument zu lesen und es der richtigen Kategorie und damit dem richtigen Prozess sicher zuzuordnen. Ohne jeden Beleg zu „trainieren“ übernimmt die KI die Belegerkennung und nutzt dazu bisherige „Erfahrungen“. Eine ideale Erweiterung für Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Belegen.

 

Testen Sie Ihre Belege mit der KI Lösung von Blumatix. Hier einfach hochladen.

 

Datenschutz und DSGVO bei digitalen Dokumenten – Peter Scheicher, complimant AG

Datenschutz richtig angewendet.

Peter Scheicher ging in seinem Vortrag noch mal auf die Auswirkungen der DSGVO im Umgang mit personenbezogenen Daten ein. Noch immer gibt es bei diesem Thema viele Fragen in der richtigen Umsetzung. Die DSGVO gibt zwar Regeln vor aber der Interpretationsspielraum wirft Probleme auf. Was darf wann wie lange gespeichert werden. Vor allem das sogenannte „berechtigte Interesse“ des datenverarbeitenden Unternehmens kann sehr weit ausgelegt werden. Die vielen Fragen aus dem Plenum zeigen, dass auch nach eineinhalb Jahren noch viele Vorschriften zu Verunsicherung im Umgang mit den Daten führen.

 

Interessante Ausblicke zur Einhaltung der DSGVO und GoBD durch DMS Lösungen.

 

Digitalbonus Bayern – Staatliche Förderung nutzen.

Digitalbonus Bayern

In dem zweiten Teil seines Vortrags befasst sich Peter Scheicher mit dem Digitalbonus Bayern. Bis zu 10.000 € können Unternehmen beantragen, die in die Digitalisierung im Unternehmen investieren. Bei einer Gesamtinvestition von bis zu 20.000 € erhält man 50% vom Freistaat unter bestimmten Voraussetzungen. Dabei wird neben Hardware und Software auch die dafür notwendige Dienstleistung bezuschusst. Die Hürde ist der Weg der Beantragung über die Website des Freistaats. Unbedingt erst mal den Musterantrag herunterladen und damit prüfen, welche Unterlagen bzw. Zahlen benötigt werden, bevor man den Antrag online startet.

Mehr zum Digitalbonus auf unserer Website.

Hier finden Sie Informationen, einen Musterantrag und die Richtlinien zur Förderung.

Unser Fazit der Veranstaltung

Digitalisierung ist eine Chance und kann als Werkzeug genutzt werden, Informationen und Dokumente schnell zu senden und zu speichern. Aber erst die strategische Entscheidung für ein zentrales Management der Dokumente  und Abläufe verbessert, vereinfacht und regelt unsere tägliche Arbeit. Für Datenschutz und Datensicherung müssen wir stets sensibel bleiben und den für uns bestmöglichen Weg finden – bestenfalls automatisiert im Hintergrund statt lästigem Dran-denken-müssen.

Digitalisierung als Werkzeug - Automatisierung als Chance - eine Strategie als Weg zum Erfolg.

Nutzen Sie unsere Erfahrung als IT-Prozess- und Dokumentenmanager.

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Für kleine und mittlere Unternehmen ist es oft schwieriger als für Großunternehmen, Cyberattacken und Hackerangriffe rechtzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren, als für große Unternehmen. Ebenso ist es bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen - auch bei der Dokumentenverarbeitung. Selbstverständlich benötigt jedes einzelne Unternehmen eine eigene Digitalisierungsstrategie, die auch die IT-Sicherheit umfasst.

Um kleine und mittlere Unternehmen in ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu unterstützen und ihnen die Nutzung moderner und sicherer IT-Systeme, digitaler Produkte, Prozesse oder Dienstleistungen zu ermöglichen, führt Bayern den Digitalbonus ein.

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