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JETZT handeln: Finanzämter prüfen digitale Rechnungen genauer!

Die Außenprüfer der Finanzämter sollen bei der Umsatzsteuerprüfung die ordnungsgemäße Bearbeitung digitaler Rechnungsbelege genauer beachten. Die Unternehmen müssen sich vorbereiten, sonst ist der Vorsteuerabzug in Gefahr, wenn die digitalen Rechnungen nicht ordnungsgemäß abgelegt sind. Steuerberater weisen ihre Mandanten darauf hin, sich nun entsprechend auszustatten.

Seit dem Wegfall der Signaturpflicht beim digitalen Rechnungsversand nutzen immer mehr Unternehmen die Möglichkeit Rechnungen kostensparend per Mail zu versenden. Was technisch so schnell zu realisieren ist, genügt aber oft nicht den geltenden Gesetzen und Vorschriften. Eine Rechnung als PDF-Datei einfach aus einem Email herauskopieren und auf dem PC abspeichern entspricht nicht den Vorschriften für die Geltendmachung eines Vorsteuerabzugs. Was in der Praxis häufig gemacht wird, öffnen, ausdrucken und ablegen, ebenso nicht. In beiden Fällen kann das Finanzamt diese Rechnungen unberücksichtigt lassen, den Vorsteuerabzug daraus ablehnen. Bislang wurde das eher weniger restriktiv behandelt. Nun aber sollen die Steuerprüfer die gesetzeskonforme Verarbeitung digitaler Rechnungsbelege besser prüfen. Entsprechende Hinweise werden in Kreisen der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer an Unternehmen herausgegeben.
Was aber tun mit den digitalen Rechnungen? Der Versand geht schnell, automatisiert und portoneutral. Der Empfang macht das Ablegen und Weitergeben so einfach und papierlos. Das Gesetz ist aber eindeutig. Eine Email, mit der eine Rechnung übersendet wurde, muss als eben solche unveränderbar archiviert werden.

digital unveränderbar

Beim Versand sieht es ebenso aus. Eine identische „Kopie“ der versendeten Rechnung muss ebenso unveränderbar (revisionssicher) gespeichert und für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum zur Verfügung stehen. Laut Gesetz auch noch übersichtlich und schnell zu finden sein. Die Speicherung muss in einem dafür zertifizierten System erfolgen.

Accantum Archive Cube

Wie soll ein Unternehmen das so einfach realisieren? Wie kann man Mitarbeiter und Abläufe so instruieren, dass das wirklich sicher gestellt ist?
Unsere Lösung – der Accantum Archive Cube. Liefert das alles in einem. Rechnungsdruck und digitaler Versand. Digitaler Rechnungsempfang und Ablage nach gesetzlichen Vorschriften. Auch die Rechnungen, die noch wie bisher auf Papier eintreffen, können gemeinsam verarbeitet und abgelegt werden. Druck-, Scan- und Mailempfang werden automatisiert gesteuert und liefern ohne weiteres Zutun die gesetzeskonforme Ablage in einem zertifizierten System. Einmal eingerichtet können alle weiteren Vorgänge ohne spezielle Ausbildung der Mitarbeiter erfolgen.
JETZT Risiken bei der Steuerprüfung vermeiden, Portokosten sparen, Bearbeitung vereinfachen – das alles in einem Komplettsystem. So kann man sich der Zukunft stellen und sich entspannt zurücklehnen, wenn dann der Prüfer kommt.
Alles unverbindlich: Interesse an einer Vorführung, an weiteren Informationen, an einer Beratung? Dann einfach Mail an jetzt@gfgseibt.de oder anrufen unter 08031-389300.

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18.01.2021
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Bequem zurücklehnen - alle Daten sind sicher.
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Festplattenentsorgung bei alten Multifunktionssystemen!

 
Wir speichern laufend bewusst und unbewusst sensible Daten auf unseren Systemen ab. Multifunktionsgeräte und Drucksysteme sind größtenteils mit Festplatten ausgestattet, um Druck- und Scanjobs schnell und sicher abzuarbeiten. Was in der täglichen Arbeit für ein Plus an Sicherheit sorgt, stellt beim Entsorgen des Systems ein Problem da. Druckdaten und Scandateien werden kurzzeitig gespeichert damit sie sofort zur Verfügung stehen und bei der Übertragung zum Druck oder ins Netzwerk keine Verzögerungen auftreten.
 
 
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