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Mit [accantum] DSGVO erfüllen

accantum

Alle relevanten Dokumente und Informationen können mit [accantum] gesetzeskonform verarbeitet und archiviert werden. Die hierfür notwendigen Funktionen wurden nach Prüfungsstandard 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer erfolgreich geprüft. Eine gute Voraussetzungen für eine Basis der DSGVO konformen Dokumentation.

Mit der neuen Version 6.3 von [accantum] sind neue Funktionalitäten rund um die DSGVO angelegt worden. So können alle Dokumente nach einem DSGVO Standard bewertet werden. Je nachdem, ob die DSGVO neutral sind oder personenbezogene Daten erfassen. Oder sogar sensible Informationen enthalten, wie z.B. Bewerbungsunterlagen oder Dokumente in der Personalabteilung. Später kann man nach diesen Kriterien suchen und sortieren.

Szenario Bewerbung

Für Bewerbungsunterlagen wird eine spezielle Dokumenten-Kategorie eingeführt. Dieser Kategorie wird die kürzeste Löschfrist von 3 Monaten zugeordnet. Treffen Bewerbungsunterlagen ein und werden als solche erkannt oder abgelegt startet automatisch eine Aufgabe. In der Personalabteilung muss nach drei Monaten entschieden werden, ob die Unterlagen länger aufbewahrt werden dürfen. Eventuell aufgrund der Tatsache, dass der Bewerber eingestellt wurde oder einer längeren Speicherung zugestimmt hat. Die Zustimmung hängt man dann gleich an die Bewerbung an. Im anderen Fall wird die sofortige Löschung ausgelöst. Nichts wird dem Zufall überlassen.

Szenario Informationsabfrage

Ein Kunden möchte wissen welche personenbezogenen Daten über ihn wie und wo gespeichert sind. In den Datenbanken ist das schnell gefunden. Mit [accantum] ist man nun in der Lage den Namen in der Suchmaske einzugeben und dann alle DSGVO-sensiblen Dokumente anzeigen zu lassen, die im zentralen Archiv liegen. All diesen Dokumenten kann man dann auch ein Löschkennzeichen geben, außer es stehen andere Bestimmungen einer Löschung entgegen. 

Generell sieht jeder Benutzer, welches Dokument personenbezogene Daten enthält und deswegen nach anderen Grundsätzen damit umgegangen werden muss.

All diese Regelungen werden eimal eingerichtet und dann laufend fortgeführt. Automatisch - statt "Dran-denken-müssen".

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28.11.2019
News /

Projekt 2020 - Büroautomatisierung

Projekt 2020 starten

Ein neues Jahrzehnt beginnt und wenn man an 2010 zurückdenkt, wird schnell bewusst, dass sich in den letzten 10 Jahren sehr viel geändert hat. Die Möglichkeiten der digitalen Büro-Automatisation sind unendlich vielfältiger geworden. Zahlreiche Gesetze (GoBD, DSGVO etc.) haben die Aufgabe hier mehr Reglementierungen einzuführen. Das Internet als Informations- und  Geschäftsplattform ist gar nicht mehr wegzudenken.

Das alles bildet nun die Grundlage dafür,  ab 2020 endlich durchzustarten und die neuen Technologien zu nutzen, um im Büro, in der Verwaltung, im Vertrieb usw. zu automatisieren.

 

Langweilige Routine und lästiges Dran-Denken-Müssen soll dem digitalen System überlassen werden. Kreative Entscheidungen, aktive Kundenpflege und ausreichend Zeit für Kommunikation und Information soll zu mehr Erfolg und mehr Ertrag führen.

Starten Sie durch: Projekt 2020 - wir werden digitalaktiv unser Büro automatisieren.

 

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11.11.2019
News /
Wir

Digitalisierung braucht starke Partner.

Pressebericht der digital imaging 05-2019

"Die Digitalisierung ist Thema Nummer 1 in der Büroorganisation und bringt viele neue Herausforderung mit sich. Moderne Finanzierungslösungen müssen mit diesen wachsenden Anforderungen Schritt halten. Gefragt sind Verträge, die nicht nur Hardware finanzieren, sondern dem Trend zu Komplettlösungen – von der Hardware über die Software bis hin zu Dienstleistungen – Rechnung tragen."

Ein Zitat aus der digital Imaging vom Mai 2019.

Flexibilität ist eine der wesentlichsten Eigenschaften bei der Digitalisierung und sollte auf allen Ebenen zu finden sein. Programme müssen anpassungsfähig sein und sich flexibel auf den Anwender einstellen. Der Beratungsansatz muss sich auf den Kunden ausrichten und flexibel auf Änderungen in den Anforderungen reagieren. Programmierer reagieren flexibel auf neue Prozessabläufe. Natürlich gehört zu alldem eine flexible Finanzierungstrategie.

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02.11.2019
News /
Wir

Ausbildung Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)

Viele Wege zum Traumberuf.

Wir bieten für Herbst 2020 eine interessante Ausbildungsstelle.   Die GFG SEIBT AG ist ein regional tätiges Unternehmen, das mit namhaften Lieferanten und Kunden zusammenarbeitet. Wir sind Vorreiter im Bereich Digitalisierung und Automatisierung im Büro. Als solches bieten wir eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem digitalisierten Büro.

 

Die Zukunft im Büro miterleben und mitgestalten - die ideale Herausforderung für junge Menschen mit Engagement, Interesse an moderner IT und Spaß am Kontakt mit Kollegen, Kunden und Lieferanten.

 

Wir bieten nach der Ausbildung weitere berufliche Fortbildungsmöglichkeiten an. Neben der Tätigkeit in der Auftrags- und Vertragsbearbeitung kann man auch in andere Bereiche wechseln. Gehen Interessen und Ziele Richtung digitale Technologien, dann steht die weitere Ausbildung zum Büroinformationselektroniker zur Verfügung. Interesse am Kunden und aktivem Verkauf, dann herzlich willkommen in der Vertriebs- und Kundenabteilung. Wenn digitale Prozesse und die Verbesserung von Arbeitsabläufen interessant sind, dann eine Weiterbildung zum IT-Prozess- und DokumentenManager an der FH.

Jetzt starten, Chancen wahrnehmen und später viele Chancen nutzen können. 

 

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