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Mit [accantum] DSGVO erfüllen

accantum

Alle relevanten Dokumente und Informationen können mit [accantum] gesetzeskonform verarbeitet und archiviert werden. Die hierfür notwendigen Funktionen wurden nach Prüfungsstandard 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer erfolgreich geprüft. Eine gute Voraussetzungen für eine Basis der DSGVO konformen Dokumentation.

Mit der neuen Version 6.3 von [accantum] sind neue Funktionalitäten rund um die DSGVO angelegt worden. So können alle Dokumente nach einem DSGVO Standard bewertet werden. Je nachdem, ob die DSGVO neutral sind oder personenbezogene Daten erfassen. Oder sogar sensible Informationen enthalten, wie z.B. Bewerbungsunterlagen oder Dokumente in der Personalabteilung. Später kann man nach diesen Kriterien suchen und sortieren.

Szenario Bewerbung

Für Bewerbungsunterlagen wird eine spezielle Dokumenten-Kategorie eingeführt. Dieser Kategorie wird die kürzeste Löschfrist von 3 Monaten zugeordnet. Treffen Bewerbungsunterlagen ein und werden als solche erkannt oder abgelegt startet automatisch eine Aufgabe. In der Personalabteilung muss nach drei Monaten entschieden werden, ob die Unterlagen länger aufbewahrt werden dürfen. Eventuell aufgrund der Tatsache, dass der Bewerber eingestellt wurde oder einer längeren Speicherung zugestimmt hat. Die Zustimmung hängt man dann gleich an die Bewerbung an. Im anderen Fall wird die sofortige Löschung ausgelöst. Nichts wird dem Zufall überlassen.

Szenario Informationsabfrage

Ein Kunden möchte wissen welche personenbezogenen Daten über ihn wie und wo gespeichert sind. In den Datenbanken ist das schnell gefunden. Mit [accantum] ist man nun in der Lage den Namen in der Suchmaske einzugeben und dann alle DSGVO-sensiblen Dokumente anzeigen zu lassen, die im zentralen Archiv liegen. All diesen Dokumenten kann man dann auch ein Löschkennzeichen geben, außer es stehen andere Bestimmungen einer Löschung entgegen. 

Generell sieht jeder Benutzer, welches Dokument personenbezogene Daten enthält und deswegen nach anderen Grundsätzen damit umgegangen werden muss.

All diese Regelungen werden eimal eingerichtet und dann laufend fortgeführt. Automatisch - statt "Dran-denken-müssen".

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29.04.2019
News /

Ratgeber "Digitalaktiv": BaFin und DSGVO.

BaFin geht gegen Geldwäsche vor.
Die BaFin gibt neue Regeln vor.

Die Bundesanstalt für die Finanzdienstleistungsaufsicht hat nun strengere Regeln erlassen für den Bereich Finanzierungsverträge. Darunter fallen auch refinanzierte Miet- und Leasingverträge. Vom Fahrrad, über das Auto bis zur Industrieanlage. 

Mit den Vertragsunterlagen muss eine Kopie des Ausweises des Unterzeichnenden eingereicht werden, um die Unterschrift prüfen zu können. Das betrifft nun auch unsere Seitenpreisverträge. In der Folge müssen wir diese Personalausweiskopien beim Kunden anfordern und an die Refinanzierung weiterreichen. Gleichzeitig handelt es sich hier um sensible personenbezogene Daten gemäß der DSGVO. 

Wie kann man beides nun sicher und gesetzeskonform regeln?

 

 

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27.04.2019
News /
Wir

Neue Abteilung IT-Prozess-Dokumentenmanagement.

Immer im Blick: Kosten-Nutzenverhältnis.

Mit Abschluss der Ausbildung an der FH Rosenheim in Zusammenarbeit mit dem Rosenheimer Softwarehersteller Accantum ist nun unsere Abteilung IT-Prozess- und Dokumentenmanagement komplett. Fünf DokumentenManager und drei Programmierer stehen nun zur Verfügung um Büro-Automatisierung und Digitalisierung von Dokumenten bei unseren Kunden erfolgreich umzusetzen.

Diese überaus wichtige Thema betrifft alle Unternehmen, gleich welcher Größe. Es bedarf speziell ausgebildeter Berater und Programmierer, um in den Büros mehr Automatisierung zu erreichen und gleichermaßen neue gesetzliche Regelungen der letzten Jahre umzusetzen.

Unser Alleinstellungsmerkmal: Wir beherrschen das Thema Papierverarbeitung ebenso wie digitale Prozesse. Wir liefern und versorgen notwendige Hardware ebenso zuverlässig, wie wir digitale Prozesse einrichten und anpassen. In beiden Welten zuhause realisiert der DokumentenManager echte, praktikable Lösungen mit einem optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Der Weg zum Komplett-Lösungsanbieter.

 

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10.04.2019
News /

Business-Frühstück "Digitale Rechnung" Termine

Elektronische Rechnungsverarbeitung
Ihr Frühstück wartet. Gleich anmelden!

 

Neue Termine für Ihr Frühstück!

Dabei noch Kosten senken und Arbeit erleichtern. Geht das?

Warum die Erfüllung der DSGVO Regeln ohne Archivierung wirklich schwierig ist.


Bei einem leckeren Frühstück erklären wir Ihnen wie. GFG SEIBT AG - Business Frühstückreihe - Neue Termine.   Sie wollen im Büro Abläufe vereinfachen, Kosten senken und mehr Zeit für Ihre Kunden? Dann besuchen Sie unser Business Frühstück zum Thema "Digitale Rechnung".

Die gesetzliche Basis, technische Lösungen und eine praktische Vorführung. Nach einem Besuch unserer Veranstaltung wissen Sie, wie Sie schnell und sicher digitale Belege verarbeiten können. Endlich nicht mehr vermuten, sondern wissen wie es geht.

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