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Ratgeber "Digitalaktiv": Barcode sinnvoll nutzen.

Wenn Handgeschriebenes schnell abgelegt werden muss.

Mit Barcodes Informationen sicher übertragen.

Digitalaktiv Ratgeber: Thema Barcode für die Ablage verwenden

 

Automatisiert ablegen können ohne noch einen einzigen zusätzlichen Handgriff oder Klick zu verwenden - das ist die Lösung.

Wie das geht erkläre ich Ihnen heute hier. Mein Name ist Norbert Seibt und ich bin Dokumenten Manager bei der GFG SEIBT AG. In den letzten 10 Jahren haben wir viel bewegt bei der Büro-Automatisierung. Doch neben vielen komplexen Prozessen, gibt es auch ein paar ganz einfache Lösungen, die helfen den Alltag zu bewältigen.

Wir nutzen für Ablage von Dokumenten wo es immer geht Barcodes. Sie sind sicher lesbar und transportieren gleich wichtige Informationen ins Archiv. Sie liefern der Ablage sofort die notwendigen Daten, um automatisch abzulegen, andere zu informieren und Attribute des Dokuments zu befüllen. Dadurch wird die spätere Suche einfacher und die Ablage geht sicher und schnell mit nur einem einzigen Tastendruck.

Wir drucken diese Barcodes mit den notwendigen Informationen gleich direkt ein, wenn wir Angebote, Gesprächsnotiz-Vorlegen oder Lieferscheine drucken.

Programmierbares Display.
Ein einziger Knopfdruck am MFP - das wars.

Was man dafür benötigt?

 

Für die vollautomatische Ablage von Papierdokumenten unterschiedlichster Art per Barcode setzen wir diese Komponenten ein:

1. Accantum DokumentenManagement als Ablage-Archiv

2. Accantum DokumentenManager als Druckprogramm

3. Accantum Capture für den Import der gescannten Dateien

4. Ein Multifunktionssystem mit modernem, programmierbaren Display.

Schritt für Schritt der Prozess:

Wir drucken die Dokumente über den ADM (Accantum DokumentenManager) gleich mit einem Barcode aus. Dieser enthält wichtige Informationen, die man später für die Ablage braucht. Diese Informationen holt er sich aus dem Dokument selbst.

Dann verwendet man die Dokumente wie geplant. Ein Titelblatt für Gesprächsnotizen nimmt man mit zur nächsten Besprechung. Den Lieferschein gibt man den Ausfahrern mit. Und so weiter.

Kommt man zurück, oder sind die Waren geliefert, dann scannt man die Seiten mit dem Barcode zusammen mit allen Anlagen per Knopfdruck am MFP (Multifunktionsgerät) ein. Hierzu wird am Gerät ein passender Funktionsbutton angelegt der Scanziel und Formatierung gleich enthält und man nichts mehr sonst eingeben muss. Ein Knopfdruck genügt.

Das Dokument wird in einem Verzeichnis abgelegt. Der ADM holt sich das Dokument und liest den Barcode aus. Mit diesen Informationen gestaltet er den Dokumentennamen, befüllt die Attribute und legt das Dokument an der richtigen Stelle im Archiv ab. Das war es.

Einlegen, Knopf drücken - und immer wiederfinden wenn benötigt.

Der ADM ist Bestandteil des Accantum SBS Premium Pakets für kleine und mittlere Unternehmen. 

 

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13.08.2019
News /

Folgen der Digitalisierung!

Mein Schreibtisch bei täglicher Arbeit.

Der Tag ist voller Aktivitäten und Entscheidungen. Um effektiv arbeiten zu können und kreativ zu jedem Problem eine Lösung zu finden, benötigen wir Zeit und Raum. Mein Name ist Norbert Seibt und ich möchte Ihnen zeigen, was sich für mich durch Digitalisierung verändert hat.

 

Die Digitalisierung schafft Zeit und Raum. Wo sich vor ein paar Jahren noch Papierstapel tummelten, liegt heut noch eine einzige Unterschriftenmappe für Originale. Alles andere befindet sich in den Bildschirmen vor mir, wenn ich brauche. Der Schreibtisch beherbergt immer nur die aktuellen Unterlagen, wenn nötig. Und einen Block für kreatives Arbeiten. Das mache ich immer noch auf Papier. Gehöre ja noch zur "Generation Baby-Boomer".

 

Digitalisierung schafft aber auch neue Zeitressourcen. Das ist noch wichtiger.

 

 

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06.08.2019
News /
Wir

digitours 19 - ein Gemeinschaftsprojekt.

Die Digitours-Gemeinschaftsseite.

Die Auswirkungen der Digitalisierung in unserer Arbeitswelt sind schon an vielen Stellen erkennbar. Was schicken wir noch per Post? Wie oft wird ein Anruf durch eine Mail ersetzt? Wir erhalten Eintrittskarten via Handy als Ticket fürs Wallet. Lieferbestätigungen und Benachrichtigungen verschicken Unternehmen als SMS.

Aber um aus der Digitalisierung wirklich wertvollen Nutzen zu ziehen, bedarf er einer Strategie. Digitalisierung im Büro verändert Arbeitsabläufe und beeinflusst die tägliche Arbeit. Wir gehen mit unserer Zeit anders um, erwarten schnellere Antworten und einfachere Zugriffe. Aber das geht nicht einfach so nebenbei. Prozesse müssen analysiert, angepasst und neu eingerichtet werden. Hier sind die IT-Dokumenten- und ProzessManager die richtigen Ansprechpartner.

Weil das Thema wirklich nahezu jedes Unternehmen betrifft haben wir uns mit führenden Anbietern aus der Südhälfte Bayerns zusammengetan, um unsere digitours´19 an folgende Terminen und Orte zu bringen.

19.09.2019 Rosenheim
26.09.2019 München/Freising: Airport München
10.10.2019 Augsburg
24.10.2019 Regensburg
07.11.2019 Kirchweidach

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16.07.2019
News /

digitours 19 - Reisen in die digitale Welt

Hier gehts zur Digitours.

Machen Sie Ihre Prozesse im Büro übersichtlicher, optimieren Sie Ihre Workflows und finden Sie individuelle Lösungen – kurz: machen Sie bei der Digitalisierung mit, damit Ihr Unternehmen noch effizienter arbeiten kann!

Eine Vortragsreihe an fünf Orten in Südbayern.

Wir laden Sie herzlich ein, mit digitours ’19 in die Welt der verbesserten Workflows und optimierten Prozesse zureisen. Kommen Sie mit in die digitale Zukunft und holen Sie sie in die Gegenwart. Besuchen Sie unsere Veranstaltungsreihe:

19.09.2019 Rosenheim
26.09.2019 München/Freising: Airport München
10.10.2019 Augsburg
24.10.2019 Regensburg
07.11.2019 Kirchweidach

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