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Ratgeber "Digitalaktiv": Barcode sinnvoll nutzen.

Wenn Handgeschriebenes schnell abgelegt werden muss.

Mit Barcodes Informationen sicher übertragen.

Digitalaktiv Ratgeber: Thema Barcode für die Ablage verwenden

 

Automatisiert ablegen können ohne noch einen einzigen zusätzlichen Handgriff oder Klick zu verwenden - das ist die Lösung.

Wie das geht erkläre ich Ihnen heute hier. Mein Name ist Norbert Seibt und ich bin Dokumenten Manager bei der GFG SEIBT AG. In den letzten 10 Jahren haben wir viel bewegt bei der Büro-Automatisierung. Doch neben vielen komplexen Prozessen, gibt es auch ein paar ganz einfache Lösungen, die helfen den Alltag zu bewältigen.

Wir nutzen für Ablage von Dokumenten wo es immer geht Barcodes. Sie sind sicher lesbar und transportieren gleich wichtige Informationen ins Archiv. Sie liefern der Ablage sofort die notwendigen Daten, um automatisch abzulegen, andere zu informieren und Attribute des Dokuments zu befüllen. Dadurch wird die spätere Suche einfacher und die Ablage geht sicher und schnell mit nur einem einzigen Tastendruck.

Wir drucken diese Barcodes mit den notwendigen Informationen gleich direkt ein, wenn wir Angebote, Gesprächsnotiz-Vorlegen oder Lieferscheine drucken.

Programmierbares Display.
Ein einziger Knopfdruck am MFP - das wars.

Was man dafür benötigt?

 

Für die vollautomatische Ablage von Papierdokumenten unterschiedlichster Art per Barcode setzen wir diese Komponenten ein:

1. Accantum DokumentenManagement als Ablage-Archiv

2. Accantum DokumentenManager als Druckprogramm

3. Accantum Capture für den Import der gescannten Dateien

4. Ein Multifunktionssystem mit modernem, programmierbaren Display.

Schritt für Schritt der Prozess:

Wir drucken die Dokumente über den ADM (Accantum DokumentenManager) gleich mit einem Barcode aus. Dieser enthält wichtige Informationen, die man später für die Ablage braucht. Diese Informationen holt er sich aus dem Dokument selbst.

Dann verwendet man die Dokumente wie geplant. Ein Titelblatt für Gesprächsnotizen nimmt man mit zur nächsten Besprechung. Den Lieferschein gibt man den Ausfahrern mit. Und so weiter.

Kommt man zurück, oder sind die Waren geliefert, dann scannt man die Seiten mit dem Barcode zusammen mit allen Anlagen per Knopfdruck am MFP (Multifunktionsgerät) ein. Hierzu wird am Gerät ein passender Funktionsbutton angelegt der Scanziel und Formatierung gleich enthält und man nichts mehr sonst eingeben muss. Ein Knopfdruck genügt.

Das Dokument wird in einem Verzeichnis abgelegt. Der ADM holt sich das Dokument und liest den Barcode aus. Mit diesen Informationen gestaltet er den Dokumentennamen, befüllt die Attribute und legt das Dokument an der richtigen Stelle im Archiv ab. Das war es.

Einlegen, Knopf drücken - und immer wiederfinden wenn benötigt.

Der ADM ist Bestandteil des Accantum SBS Premium Pakets für kleine und mittlere Unternehmen. 

 

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