News / Leistungen ,

Ratgeber "Digitalaktiv": Barcode sinnvoll nutzen.

Wenn Handgeschriebenes schnell abgelegt werden muss.

Mit Barcodes Informationen sicher übertragen.

Digitalaktiv Ratgeber: Thema Barcode für die Ablage verwenden

 

Automatisiert ablegen können ohne noch einen einzigen zusätzlichen Handgriff oder Klick zu verwenden - das ist die Lösung.

Wie das geht erkläre ich Ihnen heute hier. Mein Name ist Norbert Seibt und ich bin Dokumenten Manager bei der GFG SEIBT AG. In den letzten 10 Jahren haben wir viel bewegt bei der Büro-Automatisierung. Doch neben vielen komplexen Prozessen, gibt es auch ein paar ganz einfache Lösungen, die helfen den Alltag zu bewältigen.

Wir nutzen für Ablage von Dokumenten wo es immer geht Barcodes. Sie sind sicher lesbar und transportieren gleich wichtige Informationen ins Archiv. Sie liefern der Ablage sofort die notwendigen Daten, um automatisch abzulegen, andere zu informieren und Attribute des Dokuments zu befüllen. Dadurch wird die spätere Suche einfacher und die Ablage geht sicher und schnell mit nur einem einzigen Tastendruck.

Wir drucken diese Barcodes mit den notwendigen Informationen gleich direkt ein, wenn wir Angebote, Gesprächsnotiz-Vorlegen oder Lieferscheine drucken.

Programmierbares Display.
Ein einziger Knopfdruck am MFP - das wars.

Was man dafür benötigt?

 

Für die vollautomatische Ablage von Papierdokumenten unterschiedlichster Art per Barcode setzen wir diese Komponenten ein:

1. Accantum DokumentenManagement als Ablage-Archiv

2. Accantum DokumentenManager als Druckprogramm

3. Accantum Capture für den Import der gescannten Dateien

4. Ein Multifunktionssystem mit modernem, programmierbaren Display.

Schritt für Schritt der Prozess:

Wir drucken die Dokumente über den ADM (Accantum DokumentenManager) gleich mit einem Barcode aus. Dieser enthält wichtige Informationen, die man später für die Ablage braucht. Diese Informationen holt er sich aus dem Dokument selbst.

Dann verwendet man die Dokumente wie geplant. Ein Titelblatt für Gesprächsnotizen nimmt man mit zur nächsten Besprechung. Den Lieferschein gibt man den Ausfahrern mit. Und so weiter.

Kommt man zurück, oder sind die Waren geliefert, dann scannt man die Seiten mit dem Barcode zusammen mit allen Anlagen per Knopfdruck am MFP (Multifunktionsgerät) ein. Hierzu wird am Gerät ein passender Funktionsbutton angelegt der Scanziel und Formatierung gleich enthält und man nichts mehr sonst eingeben muss. Ein Knopfdruck genügt.

Das Dokument wird in einem Verzeichnis abgelegt. Der ADM holt sich das Dokument und liest den Barcode aus. Mit diesen Informationen gestaltet er den Dokumentennamen, befüllt die Attribute und legt das Dokument an der richtigen Stelle im Archiv ab. Das war es.

Einlegen, Knopf drücken - und immer wiederfinden wenn benötigt.

Der ADM ist Bestandteil des Accantum SBS Premium Pakets für kleine und mittlere Unternehmen. 

 

Zurück

News durchsuchen

weitere Meldungen

10.04.2019
News /

Business-Frühstück "Digitale Rechnung" Termine

Elektronische Rechnungsverarbeitung
Ihr Frühstück wartet. Gleich anmelden!

 

Neue Termine für Ihr Frühstück!

Dabei noch Kosten senken und Arbeit erleichtern. Geht das?

Warum die Erfüllung der DSGVO Regeln ohne Archivierung wirklich schwierig ist.


Bei einem leckeren Frühstück erklären wir Ihnen wie. GFG SEIBT AG - Business Frühstückreihe - Neue Termine.   Sie wollen im Büro Abläufe vereinfachen, Kosten senken und mehr Zeit für Ihre Kunden? Dann besuchen Sie unser Business Frühstück zum Thema "Digitale Rechnung".

Die gesetzliche Basis, technische Lösungen und eine praktische Vorführung. Nach einem Besuch unserer Veranstaltung wissen Sie, wie Sie schnell und sicher digitale Belege verarbeiten können. Endlich nicht mehr vermuten, sondern wissen wie es geht.

weiter lesen
08.04.2019
News /

Mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben.

Zeit sparen
Zeit sinnvoller einsetzen.

Zeit ist unser kostbarstes Gut. Wir brauchen Zeit, ausreichend Zeit, qualitative Zeit, kreative Zeit. Zeit ist die wichtigste Zutat für ein gutes Erfolgsrezept. Zeitmangel ist ein immer wiederkehrender Stressfaktor. Zu wenig Zeit zu haben, um seine Arbeit gut zu machen, wirkt sich genauso verheerend aus, wie zu wenig Zeit zum Schlafen zur Verfügung zu haben. Leider verlieren wir immer wieder wertvolle Zeit und Energie für „artfemde“ Tätigkeiten, wie das mühsame Suchen oder Wiederherstellen von Dokumenten.

Verlorengegangene Zeit kann man nicht einfach wieder kaufen.  Es gilt, die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller zu nutzen. Zeitfresser erkennen und beseitigen. Abläufe schlanker gestalten und regeln. Das ermöglicht die Büro-Automatisierung. Es ist ein wichtiger Schritt mit der Reise in die digitale Zukunft zu beginnen.

Die speziell ausgebildeten DokumentenManager der GFG SEIBT AG beraten und begleiten auf dieser Reise in die digitale Welt. Sie helfen Zeit frei zu setzen für Neues, für den Kunden, für den Erfolg.

 

weiter lesen
28.03.2019
News /

Zertifizierung 2019 für [accantum]

Software Lösung accantum

Die GFG SEIBT AG ist wieder als Premium Partner bei Accantum zertifiziert.

In unserer aktuelle Ausbildungsoffensive wurden vier weitere Kollegen zum IT-Prozess- und DokumentenManager ausgebildet. Nun stehen für den Bereich Consulting und Programmierung acht Kollegen zur Verfügung, um die anstehenden Anforderungen in den Bereichen Dokumentenmanagement und Prozessprogrammierung zu übernehmen.

Gut vorbereitet für die neuen Herausforderungen der Digitalisierung. Büro-Automatisierung ist der Zukunftstrend.

Lesen Sie hier, was das für Ihr Unternehmen an Vorteilen bringen kann.

 

weiter lesen