Um in einer komplexen Welt zu bestehen, bedarf es eigener Ziele und Werte.

Bei extremen Marktanforderungen ist nur der langfristig erfolgreich, der über Werte und Ziele verfügt.

Die Entscheidung für einen neuen Partner im Bereich DokumentenManagement (DMS) zusammen mit langfristigen Seitenpreisverträgen und wichtigen Prozessanpassungen erfordert die Kenntnis darüber, wie der neue Geschäftspartner zu den wichtigen Themen Stellung nimmt. Die Digitalisierung ist Thema Nummer 1 in der Büroorganisation und bringt viele neue Herausforderung mit sich. Aber auch viele neue Chancen.

Die GFG SEIBT AG hat sich eingehend mit den Entwicklungen im Markt befasst und folgende Themenbereiche in den Fokus genommen. Mit der Aktion "digitalaktiv" wollen wir werben für eine aktive Gestaltung der Zukunft durch konsequente Nutzung digitaler Technologien im Büro.

Digitalaktiv? Mehr dazu auch hier.

Auf was wir reagieren müssen:

Immer mehr Gesetze

Gesetzliche Anforderungen beeinflussen zunehmend unsere tägliche Arbeit. Die Erfordernisse eines europäischen Marktes und seiner Standardisierung bedingen eine Vielzahl neuer Vorschriften.

Frage: Kann ein Unternehmen da Schritt halten, die Mitarbeiter immer an alle Regeln denken?

Vorschlag: Die laufenden Prozesse einmalig so anpassen, dass sie automatisch den gesetzlichen Bedingungen entsprechend ablaufen.

Zunehmende Schnelllebigkeit

Der Lebenszyklus der Systeme und Anwendungen wird immer kürzer. Jedes Jahr stehen Änderungen an. Geschäftspartner erwarten immer schneller eine Antwort.

Frage: Wie halten wir Schritt in dieser schneller werdenden Gesellschaft?

Vorschlag: Routineprozesse und starre Abläufe so weit wie möglich automatisieren, um so Zeit und Kreativität den wirklich wichtigen Themen zu widmen.

Steigende Komplexität

Immer komplexere Software, um den täglichen Anforderungen gerecht zu werden. Egal ob Bugfix, Sicherheitslücke oder Verbesserung – die Programme beeinflussen sich gegenseitig. Und sie müssen laufend aktualisiert werden.

Frage: Aber ermöglichen diese komplexen Systeme wirklich mehr Geschwindigkeit, mehr Leistung, mehr Möglichkeiten für ein „besseres“ Arbeiten?

Vorschlag: Vernetzungen durch standardisierte Schnittstellen automatisieren, ohne den Anwender zu „stören“.

Was wir direkt beeinflussen können:

Zeit besser nutzen, Personalressourcen produktiver einsetzen

Die Zeit unserer Mitarbeiter ist der teuerste Kostenfaktor im Unternehmen. Geschulte Fachkräfte sind immer schwieriger zu bekommen. Überstunden nehmen zu.

Frage: Wie kann man die Produktivität der Mitarbeiter verbessern, wie kann man 20% mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben freisetzen, statt für Suchen und Rückfragen?

Vorschlag: Abläufe und IT-Prozesse analysieren. Dann Routinearbeiten automatisieren, Daten- und Dokumentzugriffe besser steuern und Mitarbeiter entlasten.

Höherer Kosten- und Konkurrenzdruck

Konkurrenzsituation und Marktveränderungen erfordern eine permanente Kontrolle von Effizienz und Produktivität. Eben das ist durch Gesetze, Schnelllebigkeit und Komplexität immer wieder in Frage gestellt.

Frage: Wie kann man die notwendigen Leistungen erbringen, ohne dass die Verwaltung der damit einhergehenden Prozesse einen immer höheren Aufwand verursacht?

Vorschlag: Die Effizienz der Abläufe im Auge behalten. Zusätzliche Kundenbindung ermöglichen durch ein erweitertes Angebot. Zeit dafür setzt die Digitalisierung frei.

Umwelt entlasten, nachhaltig wirtschaften.

Man kann viel tun, wenn es um Neuorganisation, Neubeschaffung oder auch nur um einen bewussteren Umgang mit den Ressourcen geht. Vor allem der Stromverbrauch ist ein großes Thema. Aber auch der Elektronikschrott, der durch kurzlebige Systeme entsteht,

Frage: Wie kann man die Umwelt schonen und gleichzeitig den Anforderungen gerecht werden und effizient arbeiten?

Vorschlag: Da ist eine Beratung wichtig, die neben wirtschaftlichen Erwägungen auch Nachhaltigkeit und Umweltschutz mit einbezieht ?