Eine professionelle Beratung ist wichtig.

Das verspätete Eintreffen eines Belegs, die falsche Information oder die zeitaufwändige Wiederherstellung verlorengegangener Dokumente stören immer wieder den Ablauf.

In hierarchisch strukturierten Organisationen ist es der Übergang von einer Organisationseinheit in die nächste, die zu oft zu Störungen führt. Bei Unternehmen mit einer flachen Organisationsstruktur ist es die Vielzahl verschiedenartiger Vorgänge an einem Arbeitsplatz, die zu Unübersichtlichkeit führen können.

Dokumentenmanagement (DMS) ist ein zentrales Thema in jedem Unternehmen in jeder Verwaltung. Dokumente, Belege, Formulare, Emails, Verträge u.v.m. sind tagtägliche Basis für unsere Entscheidungen und Aktionen. Büro-Automatisierung sorgt dafür, dass der Mensch entlastet wird und die Prozesse sicherer laufen.

Die Bruchstellen zwischen unseren Prozessen

Die meisten Prozesse sind in sich bereits zuverlässig und gut organisiert. Die Daten des Lieferscheins werden übernommen aus der Auftragsabwicklung und eine Rechnung erstellt. Doch dann soll die Lieferscheinkopie der Rechnung beigelegt werden und schon muss der Beleg erst mal gefunden werden. Oder die Rechnung soll per Mail an den Adressaten geschickt werden, also erst mal zum Scanner gehen. Wichtige Korrespondenz trifft per Mail ein und muss einem Projekt zugeordnet werden. Eingangsrechnungen sollen dem Projektleiter im Ausland zur Freigabe vorgelegt werden. Beispiele gibt es genug, in denen entweder ein Medienwechsel (Papier-Datei oder Datei-Papier) oder die Suche nach Belegen in verschiedensten Anwendungsprogrammen (ERP, Office, Outlook) verzögern immer wieder die Bearbeitung.

Zeit kostet Geld - und hier nehmen wir das ruhig wörtlich.

Wenn dann eine Bruchstelle zur Unterbrechung des Prozesses führt, dann reden wir von zu spät versandten Rechnungen, zeitraubenden Rückfragen, Interviews von Kollegen, um einen Beleg zu finden. In vielen Fällen bleibt der Vorgang erst mal liegen, bis sich eine Lösungen gefunden hat. Das kostet Liquidität, Skonto, Arbeitszeit und vor allem Nerven. In Summe haben Wirtschaftsforschungsinstitute den Wert von 20% der täglichen Arbeitszeit für das Beschaffen von Informationen festgestellt.

Die Pain-Chain finden ist wichtig.

Die Pain-Chain - die Schmerzkette fängt oft ganz vorn bei einem fehlenden Beleg an. Erst viel später stellt man fest, dass für den Fortgang der Arbeit dieser Beleg wichtig ist. Dann geht viel Zeit verloren für Suche, Wiederherstellung und Nachbesserung. Eine Prozess-Analyse macht solche Störfälle bewusst und ermöglicht die tatsächlichen Auswirkungen zu erkennen. Büro-Automatisierung hilft dabei eine mögliche Pain-Chain zu unterbrechen.

Büro-Automatisierung: Rechtzeitig Fehler erkennen und korrigieren bevor die Auswirkungen größer werden.

Sie wollen das ändern - dann sprechen Sie mit uns.

Der Blick von Außen auf einen Prozess hilft in vielen Fällen schnell, das Problem zu erkennen. Die DokumentenManager der GFG SEIBT AG und ihre mehrjährigen Erfahrungen auf dem Sektor Hardware und Software rund um das Dokument im Büro helfen Ihnen sicher und zuverlässig Prozesse zu verbessern und so Zeit und Geld zu sparen.

Nutzen Sie unsere Expertise und erreichen Sie schnell Ihr Ziel. Dafür bieten wir Ihnen verschiedene Wege an, um uns kennen zu lernen. Denn Vertrauen ist die Basis jeden Erfolgs.

Ihre möglichen Schritte zum Erfolg:

Klicken Sie die Themen einfach mal an und finden Sie Ihren Weg in Richtung Büro-Automatisierung.

 

Wie gehe ich das Thema an?

Bevor Sie beginnen, gibt es einiges, was Sie vorbereitend in Erfahrung bringen können. Eine kleine Schritt für Schritt Anleitung für schnelle, erste Erfolge.

 

Wer kann mich wirklich optimal beraten?

Warum ein DokumentenManager durch seine Ausbildung optimal helfen kann. Er verbindet Hard- und Softwarelösungen zu Prozessen, die die Anforderungen der Büro-Automatisierung in Ihrem Unternehmen erfüllen.

 

Das Business-Frühstück

Wertvolle erste Informationen bequem beim Frühstücken mitnehmen. Unsere Frühstücksreihe zum Theme "Digitale Rechnung" und rechtliche Voraussetzungen.

 

Den richtigen Berater finden.

Lernen Sie uns kennen bei einem ersten kostenlosen Test-Beratungsgespräch. Und vielleicht ergibt sich für ein aktuelles Problem gleich ein praktischer Lösungsansatz.

 

Der erste Schritt des Projekts - der Analyse-Workshop

Gut vorbereitet und begleitet von einem DokumentenManager erfassen Sie alle Anforderungen und Ziele.

 

Abläufe analysieren, Prozesse optimieren - die Prozess-Analyse.

Wichtige Abläufe detailgenau analysieren, Bruchstellen finden und durch Automatisierung absichern.

 

 

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