Fünf Argumente für den Archive-Cube:
- Keine versteckten Kosten, transparent und verständlich – Komplettlösung statt vieler Einzelbaustellen.
- Mit dem Archive-Cube erfüllen Sie Ihre kompletten GoBD-Pflichten für eine gesetzeskonforme Ablage elektronischer Rechnungen.
- Mit dem Archive-Cube kann auch Ihr Unternehmen den Rechnungsversand auf E-Mail umstellen – das gesparte Porto deckt bereits die Kosten für den Archive-Cube.
- Keine zusätzlichen Berater notwendig: Wir verbinden auch die Peripherie »Druck« und »Scan« optimal miteinander.
- Um sich Klarheit zu verschaffen, genügt eine Kurzberatung mit nur zwei Stunden Zeitaufwand.
Vorinstallierte Prozesse vereinfachen die Einführung
Die DokumentenManager haben Standard-Prozesse für digitale Rechnungen und Rechnung auf Papier vorprogrammiert, die den gesetzlichen Erfordernissen der GobD gerecht werden und für ein Unternehmen in aller Regel ausreichend sind.
Eingangsrechnungsbearbeitung (digital):
- Auswertung empfangener ER per Mail (Zum Beispiel: rechnungen@firma.de)
- Gesetzeskonforme Ablage der Rechnung
- Ausdruck der Rechnung mit Barcode für Index als Buchungsbeleg
- Scanprozess für Buchungsbelege mit Verknüpfung an Original
- Optional: Workflow zur Prozesskontrolle Eingangsrechnung
Eingangsrechnungsbearbeitung (Papierbeleg):
- Scanprozess für ER mit Vorlage für Indexierung (Posteingang Beleg prüfen)
- Gesetzeskonforme Ablage der Rechnung nach Indexierung
- Ausdruck der Rechnung mit Barcode für Index als Buchungsbeleg
- Scanprozess für Buchungsbelege mit Verknüpfung an Original
- Optional: Workflow zur Prozesskontrolle Eingangsrechnung
Ausgangsrechnungsbearbeitung (digital und Druck):
- Druckprozess mit Auswertung »Mailadresse vorhanden« (ERP Programm muss Druck in PDF ermöglichen und Mailadresse integrieren können)
- Gesetzeskonforme Ablage der Rechnung
- Druckprozess an Drucker (ohne Mailadresse), Mailprozess an Exchange (mit Mailadresse)
- Optional: Workflow zur Prozesskontrolle Ausgangsrechnung
Komplettpreis ohne böse Überraschungen
Der Archive-Cube „Digitale Rechnung“ bietet so eine Komplettlösung, die eine klare Preisstruktur ermöglicht. Keine komplizierten Analysen, einfach installieren und schon geht es los. Voraussetzung ist ein funktionierendes Netzwerk mit aktuellen Betriebssystemen und ein bestehender Mailserver.