E-Mail Archivierung wird immer wichtiger. Weil Kommunikation ohne Email heute nicht mehr denkbar ist.

[accantum] E-Mail Archivierung stellt einen zentralen Bereich in den Modulen der Archivsoftware dar. Gesetzeskonforme & revisionssichere Archivierung von E-Mails für Exchange und POP3 Anwendungen wird immer wichtiger. Wir "mailen" vertrauliche, vertragliche und sensible Dokumente tagtäglich. Das alles muss verarbeitet, geschützt und gesichert werden. Das sollte nach einheitlichen und nachvollziehbaren Regeln geschehen - so verlangt es der Gesetzgeber. Ohne eine regelbasierte, automatisierte Verarbeitung ist da kaum eine Lösung zu finden.

Nur durch die Büro-Automatisierung im Bereich E-Mail sind eine zuverlässige Verarbeitung und Sicherung der E-Mails und der enthaltenen Anhänge zu garantieren.  Alles ein- und ausgehenden E-Mails können zentral erfasst und verarbeitet werden, ohne mühsames "Dran-Denken-Müssen".

Vorteile des E-Mail Managements

Reduzierung der IT-Kosten

Überlastete E-Mail Server sowie aufwändige Back-up- und Wiederherstellung belasten die IT Kosten. Der [accantum] E-Mail Archivserver reduziert diese Aufwände sowie die Risiken welche durch Datenverluste entstehen können. Zudem bleiben E-Mails bei einem Ausfall des E-Mail Servers weiterhin über das Archiv auffindbar, da sie hier bereits abgelegt wurden..

Reduzierung des Speicherbedarfs

Der [accantum] E-Mail Server kann große Mailvolumen sicher und effizient verwalten. Durch Single-Instance werden E-Mails nur einmal gespeichert, dies reduziert den Speicherbedarf.

Entlastung der E-Mail Server

E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern des E-Mail Servers gelöscht werden um damit die Last auf dem E-Mail Server zu reduzieren

E-Mail Anhänge

Anhänge können erkannt, indexiert und „gesondert" verarbeitet und abgelegt werden. Die E-Mail wird in der Regel vollständig archiviert, der Anhang der Fachabteilung / Drittsystemen zur Verfügung gestellt.

Vorteile der E-Mailarchivierung

 Schnelle Suche über E-Mails und Anhänge

 Integration in Microsoft Outlook

 Einfache Wiederherstellung der E-Mails aus dem Archiv

 Schnelle Volltextsuche

 Microsoft Office365 Unterstützung

 Anwender können Ihre bestehenden Postfächer samt Ordnerstruktur archivieren.

 Originalgetreue Archivierung zur Weiternutzung der Emails

Vorteile für Unternehmen

 Zuverlässige Erfüllung relevanter rechtlicher Anforderungen

 Schutz vor Datenverlusten

 Automatische Archivierung vor Zustellung an die Postfächer

 Entlastung von E-Mail-Servern

 Unabhängigkeit von den Anwendern

 Verfügbarkeit beim Ausfall des E-Mail Servers

 Archivierung Exchange / POP3 Postfächer

Funktionalitäten

Outlook Archivierung

Mit der Outlook Integration können Sie direkt aus Outlook E-Mails und Dokumente suchen. Aus Outlook heraus können beliebig viele E-Mails in [accantum] archiviert werden. Die Übernahme kompletter Mail-Ordner Strukturen ist möglich.

Automatische regelbasierte Archivierung

[accantum] bietet ein leistungsfähiges Regelwerk um ein– und ausgehende E-Mails sofort automatisch zielgerichtet und gesetzeskonform archiviert.

Verteilte E-Mails zusammenführen

[accantum] Archiv Server unterstützt die E-Mail Archivierung verteilter Exchange Server. [accantum] ermöglicht das die E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.

One-Click Restore für alle Anwender

Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das auf-wendige Wiederherstellen von E-Mail Sicherungen entfällt.

Weiterverarbeitung

Weiterverarbeitung von E-Mails bzw. deren Anhänge wie Bestellungen oder Eingangsrechnungsverarbeitung /-freigabe.

 

Rechtliche Anforderungen

E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Die Verantwortung für die Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung.

Datenschutz

Der Gesetzgeber erwartet betriebsinterne Regeln, um einen hohen Datenschutz zu gewährleisten. [accantum] bietet ein leistungsfähiges Rechtesystem, mit dem auch nur die E-Mails zur Verfügung stehen, die der betreffenden Abteilung / Person zugänglich sein sollen.

Schutz vor Datenverlusten

E-Mails können verloren oder von Anwendern gelöscht werden. Mit Hilfe vom [accantum] E-Mail Archivserver können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.

Sicherheit

Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.

[accantum] ist zertifiziert nach GoBD / IDW PS880 (Das Zertifikat)

Technologie und Datenschutz

[accantum] E-Mail Archivierung

Mit dem [accantum] E-Mail Archivserver können Unternehmen rechtliche, technische und wirtschaftlichen Vorteile der E-Mail Archivierung einfach und sicher für sich nutzen.

[accantum] legt hierzu alle E-Mails in einem zentralen E-Mail Archiv ab und stellt die Verfügbarkeit Ihrer E-Mails über Jahre, unabhängig von Ihrem E-Mail System sicher. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, oder per Webbrowser auf ihre E-Mails zugreifen.

Technologie zur Archivierung

Archivierte E-Mails unterliegen einer Aufbewahrungsfrist und können in dieser Zeit nicht aus dem Archiv gelöscht werden. E-Mails werden originalgetreu archiviert, so dass Sie jederzeit aus dem Archiv wieder hergestellt werden können.