IT-Compliance: GoBD und DSGVO automatisch erfüllen

Mit der wachsenden Abhängigkeit der Unternehmen von IT-gestützten Prozessen steigt auch die Notwendigkeit, den Umgang mit Dokumenten und Daten rechtskonform zu regeln.
Gesetzliche Vorgaben und unternehmensspezifische Regelungen müssen abgebildet und eingehalten werden.

Nur ein zentral gesteuertes DMS mit entsprechenden Parametern kann dafür Sorge tragen, dass die Einhaltung der Gesetze jederzeit garantiert ist. Kein Anwender, Sachbearbeiter oder Entscheider muss eingreifen, um im Rahmend er Dokumentverarbeitung die gesetzlichen regeln zu überwachen. Das DMS erledigt das automatisch im Hintergrund.

GoBD

Das Finanzamt setzt den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Belegen nach GoBD voraus. Eine ent-sprechende Bestimmung enthalten alle nationalen Vorschriften, das ist in Deutschland die GoBD und in Österreich die UGB/BAO. Jedes Unternehmen hat die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzu-griff“ (GoBD) einzuhalten.

DSGVO

Die Datenschutz Grund Verordnung (DSGVO) ist ein neues europäisches Regelwerk zum Datenschutz. Sie richtet sich an jede Organisation, die in Europa oder mit europäischen Kunden Geschäfte macht und setzt neue Maßstäbe im Umgang mit personenbezogenen Daten in ganz Europa.


Die Europäische Kommission legt fest: „Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen…“. Als solches gelten z. B. Name, Adresse, E-Mail …


Personenbezogene Daten sind also fast überall in Dokumenten enthalten und werden mit diesen verarbeitet. Um so wichtiger ist, es diese Daten schnell zu finden, darauf zugreifen, sie exportieren und ggf. korrigieren bzw. löschen zu können, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß geschützt sind (und nicht weiterverarbeitet werden können).
Es gibt keine einzelne Technologie, mit der alle DSGVO-Vorgaben erfüllt werden können. Dem Dokumenten– und Workflowmanagement kommt jedoch eine Schlüsselrolle bei der Einwicklung einer ganzheitlichen Strategie zu. Die [accantum] Produkte unterstützen bei der Einhaltung der gesetzlichen Regelungen.


Natürlich können auch weitere unternehmensspezifische Normen und Compliance-Regelungen wie Freigabe- und Genehmigungsprozesse sicher und transparent mit [accantum] realisiert werden.
Neben den gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungs- und Datenschutzbestimmungen stehen Sicherheit und Zugriffsschutz im Fokus.

Die DSGVO hat unseren Umgang mit Personendaten sehr beeinflusst.

DSGVO automatisch erfüllen

[accantum] ordnet jeder Kategorie einen DSGVO-Status zu

 

Jedes Dokument, das in [accantum] DMS verwaltet wird erhält eine Kategorie. Diese steuert verschiedene sicherheitsrelevante Aspekte und Zugriffsrechte:

Zugriffsberechtigungen
Sichtbarkeit
Ändern, Löschen
Verschieben, Herunterladen
DSGVO Status

Er hält ein Dokument den Status sensible personenbezogene Daten kann man so den Kreis der Berechtigten erheblich eingrenzen und verhindern, dass Daten außerhalb dieses Personenkreises überhaupt sichtbar werden.

Beispiel: Werden Bewerbungsunterlagen als solche eingescannt bzw. zugeordnet zur Kategorie Bewerbung kann nur noch die Personalabteilung und die Geschäftsführung darauf zugreifen. Für alle anderen ist die Datei unischtbar.

Digitale Personalakte (Status: DSGVO sensibel)

Die digitale Personalakte bildet die Basis für die Automatisierung von Personalprozessen wie Bewerbermanagement, Weiterbildungen, Reisekostenabrechnungen etc. sowie große Transparenz.

  • Einfache Ablage von Dokumenten aus führenden Systemen heraus
  • Sichere Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Automatische Zuordnung neuer Dokumente in die bestehende Aktenstruktur
  • Geringer Nutzungsaufwand
  • Automatisierte Berücksichtigung von Löschfristen
  • Beschleunigung der Personalprozesse durch digitale Workflows

 

Vertragsmanagement - Wichtiges sofort finden. (Status: DSGVO normal)

Digitales Vertragsmanagement von [accantum] ermöglicht den transparenten Überblick über alle aktiven Verträge, Fristen und Laufzeiten – über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Das verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit.

Die Lösung für die sichere und effiziente Verwaltung aller relevanten Vertragsdokumente erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

So lassen sich Verträge, Rahmen- und kollektive Vereinbarungen oder Lizenz- und Wartungsverträge blitzschnell digital erfassen, recherchieren und verwalten. Dank der einheitlichen und vollständigen Abbildung aller Dokumente mit absolut transparentem Blick auf sämtliche Fristen und Laufzeiten wird die Nachweisfähigkeit erhöht und das Controlling immens vereinfacht.

  • Automatisierung der Prozesse über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg
  • Schnelle, inhaltsbezogene Recherche im gesamten Text oder in einzelnen Textpassagen
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern und dem Management durch vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente
  • Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung in eigenständiger Benutzeroberfläche

 

Cookies helfen uns bei der Bereitstellung unserer Website. Durch die Nutzung der Website erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies setzen. Datenschutz

Standard

Tools, die wesentliche Services und Funktionen ermöglichen, einschließlich Identitätsprüfung, Servicekontinuität und Standortsicherheit. Diese Option kann nicht abgelehnt werden.

Analytik

Tools, die anonyme Daten über Website-Nutzung und -Funktionalität sammeln. Wir nutzen die Erkenntnisse, um unsere Produkte, Dienstleistungen und das Benutzererlebnis zu verbessern.